Sistem E Procurement

Apakah Anda sudah pernah mendengar tentang E-Procurement? Apa itu sebenarnya? Bagaimana cara kerjanya dan apa kelebihan serta kekurangannya? Mari kita bahas lebih lanjut!

Apa Itu E-Procurement?

E-Procurement adalah sistem pengadaan barang dan jasa yang dilakukan secara elektronik. Sistem ini memanfaatkan teknologi digital untuk mempermudah proses pengadaan, mulai dari tahap pengajuan permintaan hingga pembayaran. Dalam era pandemi Covid-19 seperti sekarang ini, E-Procurement menjadi solusi terbaik untuk meminimalkan kontak fisik dan memastikan kelancaran proses pengadaan.

Sumber Gambar: Kemudahan Menggunakan Sistem E-Procurement saat Pandemi Covid 19

Kelebihan E-Procurement

E-Procurement memiliki berbagai kelebihan, di antaranya:

• Efisiensi waktu dan biaya. Dengan menggunakan sistem elektronik, proses pengadaan menjadi lebih cepat dan efisien. Tidak perlu lagi melakukan komunikasi konvensional, seperti bertemu secara langsung atau mengirimkan dokumen secara fisik.
• Transparansi. Sistem E-Procurement memungkinkan pihak-pihak terkait untuk melihat informasi pengadaan secara transparan. Hal ini dapat mencegah terjadinya korupsi atau manipulasi dalam proses pengadaan barang dan jasa.
• Keamanan data. Data pengadaan yang disimpan secara elektronik cenderung lebih aman dan terhindar dari risiko kehilangan atau kerusakan fisik. Selain itu, sistem E-Procurement juga dapat membatasi akses hanya kepada pihak yang berwenang.

Sumber Gambar: Sekilas Tentang E-Procurement – School of Information Systems

Kekurangan E-Procurement

Selain memiliki kelebihan, E-Procurement juga memiliki beberapa kekurangan, di antaranya:

• Keterbatasan teknologi. Tidak semua pihak yang terlibat dalam proses pengadaan memiliki akses atau pemahaman yang cukup terhadap teknologi. Hal ini dapat menghambat adopsi E-Procurement secara luas.
• Keamanan cybersecurity. Dalam penggunaan sistem elektronik, risiko keamanan data menjadi lebih tinggi. Perlu adanya perlindungan yang kuat untuk mencegah akses oleh pihak yang tidak berwenang atau serangan siber.
• Interoperabilitas sistem. Sistem E-Procurement yang digunakan oleh satu pihak tidak selalu kompatibel dengan sistem yang digunakan oleh pihak lain. Hal ini dapat menyulitkan kolaborasi dan integrasi antar sistem.

Sumber Gambar: PRINSIP & TUJUAN SISTEM E-PROCUREMENT – eProcurement Indonesia

Cara Kerja E-Procurement

Proses pengadaan menggunakan E-Procurement umumnya melibatkan beberapa tahap, di antaranya:

1. Pengajuan permintaan. Tahap ini melibatkan pihak yang membutuhkan barang atau jasa untuk mengajukan permintaan melalui sistem E-Procurement.
2. Pengecekan ketersediaan dan penawaran. Setelah permintaan diajukan, sistem E-Procurement akan melakukan pengecekan ketersediaan barang atau jasa tersebut. Selain itu, sistem juga akan mengirimkan permintaan penawaran kepada penyedia yang terdaftar.
3. Penilaian dan pemilihan. Pihak yang membutuhkan akan mengevaluasi dan memilih penawaran yang paling sesuai dengan kebutuhan. Penilaian ini umumnya didasarkan pada kualitas, harga, dan reputasi penyedia.
4. Pembelian atau pengadaan. Setelah penawaran dipilih, pihak yang membutuhkan akan melakukan pembelian atau pengadaan melalui sistem E-Procurement.
5. Penerimaan dan pembayaran. Setelah barang atau jasa diterima, pihak yang membutuhkan akan melakukan verifikasi dan pembayaran melalui sistem E-Procurement.

Sumber Gambar: Apakah Sistem E-Procurement Jawaban Terbaik untuk Pengadaan Barang Jasa

Spesifikasi E-Procurement

Spesifikasi sistem E-Procurement dapat berbeda-beda tergantung pada platform atau penyedia yang digunakan. Namun, secara umum, sistem E-Procurement harus memiliki fitur-fitur berikut:

• Pengajuan permintaan. Pengguna dapat mengajukan permintaan pengadaan barang atau jasa melalui sistem.
• Pengelolaan katalog. Sistem menyediakan katalog yang berisi daftar barang atau jasa yang tersedia.
• Manajemen penawaran. Sistem dapat mengirimkan permintaan penawaran kepada penyedia, menerima penawaran, dan memudahkan proses penilaian dan pemilihan penawaran.
• Pembelian atau pengadaan. Pengguna dapat melakukan pembelian atau pengadaan melalui sistem, termasuk verifikasi penerimaan barang atau jasa.
• Manajemen kontrak. Sistem dapat mengelola kontrak antara pihak yang membutuhkan dengan penyedia barang atau jasa.
• Pembayaran. Sistem dapat memfasilitasi proses pembayaran, termasuk pencatatan dan pelaporan pembayaran.

Merk dan Harga E-Procurement

Beberapa merk yang populer dalam pengembangan sistem E-Procurement antara lain SAP Ariba, Coupa, Zycus, dan Oracle Fusion Procurement. Harga dari sistem E-Procurement bervariasi tergantung pada spesifikasi dan fitur yang disediakan. Harga paket dasar dapat berkisar antara puluhan juta hingga ratusan juta rupiah, sedangkan harga paket dengan fitur khusus atau untuk skala besar dapat mencapai miliaran rupiah.

Demikianlah pembahasan mengenai E-Procurement, sistem pengadaan barang dan jasa yang dilakukan secara elektronik. Dengan menggunakan E-Procurement, proses pengadaan menjadi lebih efisien, transparan, dan aman. Meskipun memiliki beberapa kekurangan, kelebihan dari E-Procurement jauh lebih banyak. Jadi, tidak ada alasan untuk tidak mengadopsi sistem ini dalam kegiatan pengadaan Anda!