Pada kesempatan kali ini, kita akan membahas mengenai pembelian atau purchasing dalam dunia bisnis. Bagaimana sih prosesnya? Apa bedanya dengan procurement? Yuk, simak ulasan lengkapnya di bawah ini!
Apa itu Purchasing?
Purchasing adalah aktivitas yang wajib dilakukan di dalam dunia bisnis. Secara sederhana, purchasing dapat diartikan sebagai proses pembelian barang atau jasa yang diperlukan oleh perusahaan. Hal ini dilakukan dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan operasional perusahaan atau pun kebutuhan konsumen.
Proses purchasing dimulai dari mengidentifikasi kebutuhan, mencari supplier atau vendor yang menyediakan barang atau jasa yang dibutuhkan, melakukan negosiasi harga dan kontrak, hingga melakukan pembayaran dan pengiriman barang. Dalam melakukan purchasing, perusahaan harus memastikan bahwa barang atau jasa yang dibeli memiliki kualitas yang baik, harga yang wajar, dan tersedia dalam jumlah yang memadai.
Tahapan dalam Proses Purchasing
Proses purchasing terdiri dari beberapa tahapan yang harus dilalui. Berikut adalah tahapan-tahapan tersebut:
1. Identifikasi kebutuhan
Tahap pertama dalam proses purchasing adalah mengidentifikasi kebutuhan. Perusahaan harus memahami dengan jelas kebutuhan apa yang harus dipenuhi, baik itu dalam hal barang atau jasa.
2. Penentuan spesifikasi barang atau jasa
Setelah kebutuhan teridentifikasi, perusahaan perlu menentukan spesifikasi barang atau jasa yang dibutuhkan. Spesifikasi ini mencakup detail barang atau jasa, termasuk ukuran, kualitas, jumlah, dan lain sebagainya.
3. Pencarian vendor atau supplier
Setelah spesifikasi barang atau jasa ditentukan, perusahaan perlu mencari vendor atau supplier yang menyediakan barang atau jasa yang sesuai dengan kebutuhan. Pencarian dapat dilakukan melalui internet, referensi dari mitra atau rekan bisnis, atau melalui jaringan industri.
4. Negosiasi harga dan kontrak
Selanjutnya, perusahaan perlu melakukan negosiasi harga dengan vendor atau supplier yang dipilih. Tujuannya adalah untuk mendapatkan harga yang terbaik dan menguntungkan bagi perusahaan.
Setelah harga disepakati, perusahaan dan vendor atau supplier akan membuat kontrak yang mengatur semua hal terkait pembelian, termasuk harga, jumlah, jangka waktu, dan ketentuan lainnya.
5. Pembayaran dan pengiriman
Setelah kontrak disepakati, perusahaan akan melakukan pembayaran sesuai dengan kesepakatan yang telah ditetapkan. Setelah pembayaran dilakukan, vendor atau supplier akan mengirimkan barang yang telah dibeli ke perusahaan.
Apa Bedanya dengan Procurement?
Terkadang, istilah purchasing dan procurement digunakan secara bergantian, padahal keduanya memiliki perbedaan. Procurement mencakup aktivitas purchasing, tetapi tidak terbatas pada itu saja.
Procurement merupakan proses pengadaan yang terintegrasi secara strategis. Hal ini melibatkan identifikasi kebutuhan, penentuan sumber daya yang diperlukan, pengadaan barang atau jasa, pengelolaan risiko, dan evaluasi kinerja vendor atau supplier.
Sementara itu, purchasing hanya fokus pada proses pembelian barang atau jasa yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan operasional perusahaan.
Bagaimana Prosedur Purchasing yang Baik?
Untuk menjalankan proses purchasing dengan baik, ada beberapa prosedur yang perlu diperhatikan. Berikut adalah beberapa tips untuk melaksanakan prosedur purchasing yang baik:
1. Identifikasi kebutuhan secara jelas
Penting untuk mengidentifikasi kebutuhan secara jelas sebelum memulai proses purchasing. Dengan mengetahui kebutuhan operasional perusahaan dengan baik, Anda dapat menentukan barang atau jasa yang sebenarnya dibutuhkan.
2. Lakukan riset pasar
Sebelum memilih vendor atau supplier, lakukan riset pasar terlebih dahulu. Carilah informasi mengenai berbagai pilihan vendor dan supplier yang ada. Perhatikan juga faktor seperti kualitas, harga, reputasi, dan keandalan.
3. Bandingkan harga dan kualitas
Sebuah pembelian yang cerdas melibatkan penilaian yang baik terhadap harga dan kualitas. Jangan hanya memilih barang atau jasa dengan harga yang lebih murah, tetapi juga pastikan bahwa kualitasnya tetap baik. Sebaliknya, jangan terlalu fokus pada kualitas tanpa mempertimbangkan harga.
4. Pastikan ketersediaan dan keandalan
Sebelum memutuskan untuk membeli dari vendor atau supplier tertentu, pastikan bahwa barang atau jasa yang dibutuhkan tersedia dalam jumlah yang memadai dan bisa diandalkan. Tidak ada gunanya jika barang atau jasa yang telah dipesan tidak dapat dipenuhi dengan baik.
5. Lakukan negosiasi yang baik
Jangan ragu untuk melakukan negosiasi harga dengan vendor atau supplier. Bicarakan dengan jelas mengenai harga, jumlah, dan ketentuan lainnya. Ambil waktu untuk mendengarkan penawaran dari beberapa vendor atau supplier sebelum memutuskan.
6. Perhatikan ketentuan pembayaran
Sebelum melakukan pembayaran, pastikan Anda sudah memahami dengan baik ketentuan pembayaran yang ditetapkan oleh vendor atau supplier. Pastikan juga bahwa metode pembayaran yang ditawarkan sesuai dengan kebijakan perusahaan.
Contoh Proses Purchasing
Untuk memberikan gambaran lebih jelas mengenai proses purchasing, berikut adalah contoh proses purchasing barang:
1. Identifikasi kebutuhan
Misalnya, perusahaan membutuhkan pengadaan komputer baru untuk kebutuhan operasional di kantor.
2. Penentuan spesifikasi
Perusahaan menentukan spesifikasi komputer yang dibutuhkan, seperti jumlah, spesifikasi teknis, dan fitur yang diinginkan.
3. Pencarian vendor atau supplier
Perusahaan mencari vendor atau supplier yang menjual komputer sesuai dengan spesifikasi yang telah ditentukan.
4. Negosiasi harga dan kontrak
Perusahaan melakukan negosiasi harga dengan beberapa vendor atau supplier yang dipilih. Setelah harga disepakati, perusahaan dan vendor atau supplier membuat kontrak pembelian.
5. Pembayaran dan pengiriman
Setelah kontrak disepakati, perusahaan melakukan pembayaran sesuai dengan kesepakatan. Setelah pembayaran diterima, vendor atau supplier mengirimkan komputer yang telah dibeli ke kantor perusahaan.
Kesimpulan
Purchasing adalah aktivitas yang penting dalam dunia bisnis untuk memenuhi kebutuhan operasional perusahaan. Proses purchasing melibatkan identifikasi kebutuhan, pencarian vendor atau supplier, negosiasi harga dan kontrak, serta pembayaran dan pengiriman.
Procurement, di sisi lain, mencakup aktivitas purchasing serta proses pengadaan yang terintegrasi secara strategis dalam rangka memenuhi kebutuhan perusahaan.
Dalam menjalankan prosedur purchasing yang baik, perusahaan perlu mengidentifikasi kebutuhan dengan jelas, melakukan riset pasar, membandingkan harga dan kualitas, memastikan ketersediaan dan keandalan, melakukan negosiasi yang baik, dan memperhatikan ketentuan pembayaran.
Demikianlah pembahasan mengenai purchasing. Semoga informasi ini bermanfaat dan dapat menjadi referensi bagi Anda yang sedang menjalankan proses purchasing dalam bisnis. Selamat berpurchasing!
