Procurement Adalah Pekerjaan

Procurement Adalah: Proses, Jenis, Tahap, dan Bedanya dengan Purchasing

Pada era globalisasi seperti sekarang ini, dunia bisnis semakin kompleks dan terus berkembang. Agar dapat bersaing dengan baik, perusahaan perlu menyusun strategi yang tepat dalam mengelola sumber daya yang dimilikinya. Salah satu aspek yang penting dalam manajemen perusahaan adalah proses procurement atau pengadaan.

Apa itu procurement? Procurement adalah proses pengadaan atau pembelian barang dan jasa yang diperlukan oleh perusahaan untuk keperluan operasionalnya. Procurement melibatkan berbagai tahapan, jenis, dan metode yang harus dipahami dengan baik oleh manajemen perusahaan.

Siapa yang bertanggung jawab dalam proses procurement? Biasanya, tugas pengadaan barang dan jasa di perusahaan ditangani oleh departemen procurement atau departemen pengadaan. Departemen ini bertanggung jawab dalam mencari dan mendapatkan barang dan jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan dengan harga dan kualitas yang terbaik.

Bagaimana proses procurement dilakukan? Proses procurement melibatkan beberapa tahap mulai dari perencanaan, pengadaan, evaluasi, hingga implementasi. Tahapan-tahapan ini harus dilakukan dengan hati-hati dan teliti guna memastikan bahwa pengadaan barang dan jasa yang dilakukan dapat mendukung operasional perusahaan.

Proses Procurement

Proses procurement terdiri dari beberapa tahap yang harus dilalui. Berikut adalah tahapan-tahapan umum dalam proses procurement:

1. Perencanaan: Tahap perencanaan dalam proses procurement dilakukan sebelum memulai pengadaan barang dan jasa. Pada tahap ini, perusahaan akan mengidentifikasi kebutuhan, mengevaluasi risiko, dan menyusun rencana pengadaan. Rencana ini akan menjadi panduan dalam langkah-langkah selanjutnya dalam proses procurement.
2. Pengadaan: Setelah tahap perencanaan selesai, proses selanjutnya adalah pengadaan barang dan jasa. Pada tahap ini, perusahaan akan mencari dan mengumpulkan informasi mengenai supplier atau penyedia barang dan jasa yang dibutuhkan. Kemudian, perusahaan akan melakukan pengajuan permintaan penawaran atau proposal kepada para supplier tersebut.
3. Evaluasi: Dalam tahap evaluasi, perusahaan akan mengevaluasi penawaran yang diterima dari supplier. Evaluasi dilakukan berdasarkan persyaratan yang telah ditentukan sebelumnya. Penawaran yang masuk akan dievaluasi berdasarkan harga, kualitas, keandalan, dan ketersediaan barang dan jasa yang ditawarkan.
4. Pemilihan: Setelah tahap evaluasi selesai, perusahaan akan memilih supplier yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Pemilihan supplier dilakukan berdasarkan hasil evaluasi yang telah dilakukan sebelumnya.
5. Negosiasi: Tahap negosiasi adalah tahap dimana perusahaan dan supplier melakukan perundingan untuk menentukan harga, syarat, dan ketentuan pembelian barang dan jasa. Tujuan negosiasi adalah mencapai kesepakatan yang menguntungkan kedua belah pihak.
6. Kontrak: Setelah negosiasi selesai, perusahaan dan supplier akan membuat kontrak pembelian barang atau jasa. Kontrak ini akan berisi detail mengenai barang atau jasa yang akan dibeli, harga, jangka waktu, dan syarat-syarat lainnya yang telah disepakati oleh kedua belah pihak.
7. Implementasi: Tahap implementasi adalah tahap dimana kontrak yang telah disepakati akan dijalankan. Supplier akan mengirimkan barang atau jasa sesuai dengan yang telah ditentukan dalam kontrak. Pada tahap ini, perusahaan perlu memastikan bahwa barang atau jasa yang diterima sesuai dengan yang telah disepakati.
8. Pemeliharaan: Setelah barang atau jasa diterima, perusahaan perlu melakukan pemeliharaan terhadap barang atau jasa tersebut. Pemeliharaan ini dilakukan guna memastikan bahwa barang atau jasa yang telah dibeli dapat berfungsi dengan baik selama jangka waktu yang diinginkan.

Jenis-jenis Procurement

Procurement dapat dibagi menjadi beberapa jenis sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Berikut adalah beberapa jenis procurement yang umum dijumpai dalam dunia bisnis:

• Procurement langsung: Procurement jenis ini dilakukan saat perusahaan membeli barang secara langsung dari pihak produsen. Misalnya, pembelian bahan baku dari produsen untuk keperluan produksi.
• Procurement tidak langsung: Procurement jenis ini dilakukan saat perusahaan membeli barang atau jasa dari pihak ketiga atau penyedia layanan. Misalnya, pembelian alat tulis kantor dari supplier atau jasa pemeliharaan gedung dari penyedia layanan.
• Procurement strategis: Procurement jenis ini melibatkan pengadaan barang atau jasa yang memiliki dampak strategis bagi perusahaan. Misalnya, pengadaan teknologi informasi atau alat produksi yang mempengaruhi produktivitas perusahaan.
• Procurement rutin: Procurement jenis ini adalah pengadaan barang atau jasa yang dilakukan secara rutin dalam operasional perusahaan. Misalnya, pembelian bahan-bahan produksi setiap bulan.
• Procurement darurat: Procurement jenis ini dilakukan saat terjadi keadaan darurat atau kebutuhan mendesak yang membutuhkan pengadaan segera. Misalnya, pengadaan suku cadang mesin yang rusak secara mendadak.

Perbedaan antara Procurement dan Purchasing

Dalam dunia bisnis, seringkali muncul kebingungan antara procurement dan purchasing. Padahal, keduanya memiliki perbedaan yang penting untuk dipahami. Berikut adalah perbedaan antara procurement dan purchasing:

Procurement adalah proses pengadaan atau pembelian barang dan jasa yang melibatkan tahap perencanaan, pengadaan, evaluasi, pemilihan, negosiasi, kontrak, implementasi, dan pemeliharaan.

Purchasing, di sisi lain, adalah aktivitas pembelian yang lebih fokus pada proses pemesanan dan pengadaan barang atau jasa. Purchasing dilakukan dalam konteks operasional, dengan tujuan utama untuk mendapatkan barang atau jasa dengan harga terbaik, kualitas yang baik, dan waktu pengiriman yang tepat.

Perbedaan utama antara procurement dan purchasing terletak pada cakupan proses dan tahapan yang dilibatkan. Procurement melibatkan rangkaian tahap yang lebih luas, dimulai dari perencanaan hingga pemeliharaan, sementara purchasing lebih fokus pada bagaimana melakukan pemesanan dan pengadaan barang atau jasa secara efisien.

Penting untuk memahami perbedaan antara procurement dan purchasing agar dapat mengelola proses pengadaan barang dan jasa dengan baik. Keduanya saling melengkapi dan mempengaruhi operasional perusahaan secara keseluruhan.

Contoh Proposal Pembelian Barang

Dalam proses procurement, salah satu tahap yang penting adalah penyusunan proposal pembelian barang. Proposal ini berisi rincian mengenai barang atau jasa yang akan dibeli, termasuk deskripsi, jumlah, harga, dan alasan mengapa barang atau jasa tersebut diperlukan oleh perusahaan.

Berikut adalah contoh proposal pembelian barang yang dapat digunakan sebagai referensi dalam menyusun proposal pembelian perusahaan:

Judul Proposal: Pembelian Komputer untuk Departemen IT

1. Pernyataan Masalah

Departemen IT saat ini mengalami masalah dalam kinerja komputer yang digunakan. Komputer yang digunakan sudah tua dan tidak dapat memenuhi kebutuhan operasional departemen dengan efisien. Masalah ini berdampak pada produktivitas dan kualitas layanan yang diberikan oleh departemen kepada pengguna.

2. Tujuan

Tujuan proposal ini adalah untuk melakukan pembelian komputer baru yang dapat memenuhi kebutuhan operasional Departemen IT, meningkatkan produktivitas, dan memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna.

3. Deskripsi Barang

Komputer yang akan dibeli memiliki spesifikasi sebagai berikut:

• Processor: Intel Core i7
• RAM: 8GB DDR4
• Storage: 256GB SSD
• Operating System: Windows 10 Pro
• Monitor: 24-inch Full HD

4. Justifikasi Pembelian

Pembelian komputer baru diperlukan untuk meningkatkan kinerja Departemen IT dan memenuhi kebutuhan operasional departemen. Dengan komputer baru, departemen akan dapat bekerja dengan lebih efisien dan memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna. Selain itu, penggunaan komputer baru juga akan mengurangi risiko kerusakan dan downtime yang dapat merugikan operasional departemen.

5. Rencana Anggaran

Berdasarkan penelitian pasar dan ketersediaan anggaran perusahaan, estimasi biaya pembelian komputer baru untuk Departemen IT adalah sebesar Rp 50.000.000,-.

Demikian proposal pembelian barang ini disusun untuk mendapatkan persetujuan dari pihak terkait. Diharapkan dengan adanya pembelian komputer baru, Departemen IT dapat meningkatkan kinerja dan layanan yang diberikan kepada pengguna.

Procurement Adalah Pengertian Dan Bedanya Dengan Purchasing

Dalam dunia bisnis, seringkali terjadi kebingungan antara procurement dan purchasing. Padahal, kedua istilah ini memiliki perbedaan yang penting untuk dipahami. Untuk memahami perbedaan antara procurement dan purchasing, kita perlu mengenal pengertian dan perbedaan dari kedua istilah tersebut.

Apa itu procurement? Procurement adalah proses pengadaan atau pembelian barang dan jasa yang melibatkan berbagai tahap, mulai dari perencanaan hingga pemeliharaan. Procurement dilakukan dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan operasional perusahaan dengan harga dan kualitas yang terbaik.

Apa itu purchasing? Purchasing, di sisi lain, adalah aktivitas pembelian yang lebih fokus pada proses pemesanan dan pengadaan barang atau jasa. Purchasing dilakukan dalam konteks operasional perusahaan, dengan tujuan utama untuk mendapatkan barang atau jasa dengan harga terbaik, kualitas yang baik, dan waktu pengiriman yang tepat.

Perbedaan utama antara procurement dan purchasing terletak pada cakupan proses dan tahapan yang dilibatkan. Procurement melibatkan rangkaian tahap yang lebih luas, dimulai dari perencanaan hingga pemeliharaan. Purchasing, di sisi lain, lebih fokus pada bagaimana melakukan pemesanan dan pengadaan barang atau jasa secara efisien.

Dalam industri e-commerce seperti sekarang ini, kedua istilah ini seringkali digunakan secara bergantian. Namun, penting untuk memahami perbedaan antara procurement dan purchasing agar dapat mengelola proses pengadaan barang dan jasa dengan baik.

Kesimpulan

Dalam dunia bisnis, proses procurement memegang peranan penting dalam mengelola sumber daya perusahaan. Procurement melibatkan tahapan perencanaan, pengadaan, evaluasi, pemilihan, negosiasi, kontrak, implementasi, dan pemeliharaan. Jenis-jenis procurement juga perlu dipahami untuk mengelola pengadaan barang dan jasa dengan efisien. Procurement memiliki perbedaan dengan purchasing, dimana procurement melibatkan proses pengadaan yang lebih luas sedangkan purchasing lebih fokus pada proses pemesanan dan pengadaan barang atau jasa. Dalam mengelola proses procurement, perusahaan perlu menyusun proposal pembelian barang yang jelas dan terperinci. Proposal ini berisi rincian mengenai barang atau jasa yang akan dibeli, justifikasi pembelian, dan rencana anggaran. Dengan pemahaman yang baik mengenai procurement dan pengelolaan yang efisien, perusahaan dapat meningkatkan efektivitas operasional dan memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna.