Korespondensi bisnis memegang peran penting dalam dunia bisnis. Karenanya, lebih baik memahami secara menyeluruh apa itu korespondensi bisnis, beserta dengan kelebihan, kekurangan, cara, dan contohnya. Simak selengkapnya di bawah ini.
Korespondensi Bisnis: Apa Itu dan Pengertiannya
Korespondensi bisnis adalah proses menukarkan informasi dalam bentuk tulisan antara dua atau lebih pihak yang terkait dalam sebuah transaksi bisnis yang sah. Hal tersebut dilakukan untuk mempertahankan hubungan profesional, membangun kepercayaan, serta memastikan kejelasan dan pemahaman dari kedua belah pihak.
Mengapa Korespondensi Bisnis Sangat Penting dalam Bisnis
Korespondensi bisnis memegang peran penting dalam bisnis karena banyak alasan, berikut diantaranya:
- Memperjelas isi pesan: Korespondensi bisnis digunakan untuk memastikan agar isi pesan yang disampaikan kedua belah pihak terkait benar-benar dipahami dan dimengerti dengan baik.
- Memudahkan pengingat: Korespondensi bisnis yang memuat dokumen, seperti kontrak, faktur, atau perjanjian lainnya, membantu memudahkan pengingat dan pengarsipan.
- Mendorong profesionalisme: Menggunakan korespondensi bisnis yang sopan, rapi, dan jelas dapat membantu meningkatkan citra dan profesionalisme sebuah perusahaan.
Dimana Korespondensi Bisnis Digunakan
Korespondensi bisnis digunakan di berbagai bidang bisnis, di beberapa tempat yang umum digunakan berikut ini:
- Di kantor: Korespondensi bisnis biasa dilakukan lewat surat, memo, atau email, tergantung pada keperluannya.
- Di sistem online: Dalam era digital ini, banyak perusahaan yang mengadopsi sistem online, sehingga korespondensi bisnis dapat dilakukan melalui platform seperti WhatsApp, Skype, atau aplikasi pesan berbasis web.
Kelebihan dan Kekurangan dalam Korespondensi Bisnis
Korespondensi bisnis memiliki kelebihan dan kekurangan sebagai berikut:
Kelebihan Korespondensi Bisnis
- Transparansi: Korespondensi bisnis akan menjadi bukti tertulis jika terjadi masalah atau perselisihan.
- Efektivitas Komunikasi: Korespondensi bisnis membantu dalam melakukan komunikasi secara lebih efektif dan teratur.
- Mempermudah Pemantauan: Korespondensi bisnis dapat membantu meningkatkan efisiensi kerja dan memudahkan pemantauan di dalam sebuah organisasi atau perusahaan.
- Mendukung Pengambilan Keputusan: Korespondensi bisnis dapat membantu dalam pengambilan keputusan yang tepat hingga pengembangan bersama.
Kekurangan Korespondensi Bisnis
- Biaya: Mengirim surat fisik atau melalui kurir dapat memakan biaya mahal tergantung lokasi dan jarak pengiriman.
- Risiko Hilang: Korespondensi bisnis dapat hilang atau hancur dalam proses pengiriman.
- Lambat: Surat fisik biasanya membutuhkan waktu pengiriman yang lama, sehingga bisa mengganggu efisiensi waktu dan biaya.
Cara Membuat Korespondensi Bisnis yang Efektif
Berikut beberapa tips dalam membuat korespondensi bisnis yang efektif:
- Jadilah yang Systematic: Pastikan dalam korespondensi bisnis, anda menggunakan format yang sudah didesain dengan baik, dan tersusun rapi dan terawat dengan baik.
- Jadilah yang Precise: Korespondensi bisnis harus jelas dan tepat, tujuan apa yang ingin kamu capai, gunakan kalimat yang jelas untuk menjelaskan hal itu untuk hindari kesalahpahaman yang kurang perlu.
- Jadilah yang Positif: Gunakan bahasa yang baik-baik saja dan selalu bertindak dengan penuh sopan santun, meski isi pesan yang disampaikan lebih serius.
- Jangan Lupa Sopan Santun: Kerap personilasi dalam korespondensi bisnis dapat meningkatkan kualitas bisnis
- Periksa Kembali Sebelum Mengirimkan: Selalu periksa kembali ternyat dokumen, tujuannya kalian dapat menghindari kesalahan kesalahan yang perlu dihindari,dan dapat mengirimkan korespondensi bisnis yang benar-benar bagus.
Contoh Korespondensi Bisnis
Berikut ini beberapa contoh korespondensi bisnis yang umum dikirimkan:
Surat Penawaran
Surat penawaran digunakan oleh perusahaan atau organisasi untuk mengirimkan penawaran tertulis kepada calon klien. Berikut adalah contohnya:
Surat Perjanjian
Surat perjanjian adalah dokumen tertulis yang berisi kesepakatan antara dua belah pihak. Berikut adalah contohnya:
Surat Pernyataan
Surat pernyataan umumnya digunakan untuk memberikan informasi penting tentang kesediaan perusahaan, seperti memberikan dukungan, menjalin kerjasama, atau pemberian donasi ke organisasi tertentu. Berikut adalah contohnya:
Demikianlah penjelasan singkat tentang korespondensi bisnis, beserta dengan kelebihan, kekurangan, cara, dan contohnya. Semoga bermanfaat dan dapat menjadi referensi bagi Anda yang sedang berbisnis atau berkarier di bidang bisnis.
