Sobat, kali ini kita akan membahas tentang surat undangan resmi dan surat resmi. Pasti banyak dari kita yang pernah mendapatkan salah satu dari kedua jenis surat tersebut. Yuk, kita simak lebih lanjut apa itu, mengapa penting, cara membuat, dan contohnya!
Surat Undangan Resmi
Apa itu surat undangan resmi? Secara umum, surat undangan resmi adalah surat yang digunakan untuk memberi informasi agar seseorang datang ke acara resmi atau pertemuan penting. Surat undangan resmi biasanya digunakan oleh pemerintah, perusahaan, instansi, organisasi, atau lembaga lainnya untuk memberitahukan suatu kegiatan yang harus dihadiri.
Mengapa surat undangan resmi penting? Surat undangan resmi dapat memberitahu orang-orang yang penting untuk datang ke kegiatan yang diadakan. Dengan demikian, kondisi yang dibuat akan lebih terkendali dan hasil yang diinginkan dapat tercapai. Selain itu, surat undangan resmi juga dapat memberikan kesan formal dan serius, sehingga kegiatan yang diadakan terlihat lebih profesional.
Bagaimana cara membuat surat undangan resmi? Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam membuat surat undangan resmi, antara lain:
- Sesuaikan isi dengan konteks acara yang diadakan. Pastikan informasi yang disampaikan cukup jelas dan mudah dipahami oleh penerima.
- Pilih bahasa formal dan jangan menggunakan bahasa yang terlalu informal atau kumpulan kata-kata slang.
- Gunakan font yang mudah dibaca seperti Times New Roman atau Arial.
- Gunakan kertas yang berkualitas, atau jika ingin menghemat kertas, gunakan kertas F4.
- Cantumkan alamat tujuan, tanggal, dan waktu acara secara jelas dan lengkap.
Berikut ini adalah contoh surat undangan resmi:
Contoh Surat Undangan Resmi Kegiatan Penting
Kepada Yth. Para Undangan
Di Tempat
Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh
Dalam rangka memperingati Hari Ulang Tahun Kota Jakarta yang ke-492, kami bermaksud mengadakan acara ulang tahun tersebut dengan rangkaian kegiatan diantaranya:
- Upacara Bendera
- Pawai Budaya
- Festival Musik, seni dan kuliner
Bersama ini kami mengundang Bapak/Ibu/Saudara/i untuk menghadiri kegiatan ulang tahun Kota Jakarta tersebut yang akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal: Sabtu/22 Juni 2022
Waktu: Pukul 07.00 pagi s/d selesai
Tempat: Lapangan Upacara Monumen Nasional
Demikian surat undangan ini disampaikan, atas perhatian dan kehadirannya kami ucapkan terima kasih.
Wassalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh
Surat Resmi
Apa itu surat resmi? Surat resmi adalah surat yang digunakan sebagai alat komunikasi dalam bisnis, pemerintahan, organisasi, dan lembaga lainnya. Surat resmi memiliki beberapa jenis, seperti surat dinas, surat permohonan, surat pemberitahuan, surat pengumuman, dan lain-lain. Surat resmi biasanya digunakan untuk menyampaikan informasi, memberikan perintah, meminta izin, atau melakukan tindakan tertentu.
Mengapa surat resmi penting? Surat resmi sangat penting karena dapat digunakan untuk memperkuat komunikasi bisnis atau bisnis-to-bisnis (B2B). Surat resmi juga dapat menjadi bukti tertulis yang dapat digunakan di kemudian hari jika terjadi perselisihan atau jika diperlukan untuk pengambilan keputusan. Surat resmi juga dapat memberikan citra positif pada perusahaan atau organisasi karena memberikan kesan formal, profesional, dan teratur.
Bagaimana cara membuat surat resmi?
- Sesuaikan jenis surat dengan kebutuhan dan tujuan surat tersebut.
- Cantumkan informasi secara jelas dan terstruktur.
- Pilih bahasa yang dapat dimengerti oleh pembaca surat, hindari penggunaan bahasa yang kaku dan formal.
- Perhatikan tata letak dan format surat.
- Pastikan surat telah ditandatangani oleh yang berwenang yang diwakili oleh perusahaan, organisasi, atau lembaga lainnya.
Berikut adalah contoh surat resmi:
Contoh Surat Resmi Pemanggilan Pegawai
Kepada Yth. Seluruh Pegawai PT Sejahtera Abadi
Sehubungan dengan adanya permasalahan di lingkungan PT Sejahtera Abadi, khususnya terkait dengan pemenuhan target penjualan yang tidak tercapai, maka dengan ini kami memberitahukan bahwa:
- Akan diadakan rapat keadaan darurat pada:
- Seluruh pegawai wajib menghadiri rapat sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan.
- Jika ada pegawai yang tidak dapat menghadiri rapat, wajib memberitahukan alasan kehadiran yang sah kepada atasan langsung.
Hari/Tanggal: Rabu/14 September 2022
Waktu: Pukul 09.00 s/d selesai
Tempat: Ruang Rapat PT Sejahtera Abadi
Demikian surat ini disampaikan, atas perhatian dan kehadirannya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Manajemen PT Sejahtera Abadi
Jadi, itulah penjelasan tentang surat undangan resmi dan surat resmi. Mudah-mudahan dapat berguna bagi sobat yang memerlukan informasi mengenai kedua jenis surat tersebut. Jangan lupa selalu memperhatikan tata cara pembuatan dan kesesuaian isi surat dengan tujuan atau konteks acara yang diadakan. Terima kasih telah berkunjung!
