Di era digital saat ini, banyak jenis surat yang harus kita tulis dan kirimkan, salah satunya adalah surat undangan. Surat undangan memiliki fungsinya masing-masing, baik itu untuk mengundang seseorang ke acara, maupun untuk memberikan informasi penting. Dalam tulisan ini, kita akan membahas lebih lanjut mengenai surat undangan, apa itu surat undangan, mengapa penting, cara membuatnya serta contoh surat undangan yang dapat kalian gunakan sebagai referensi.
Apa itu Surat Undangan?
Secara sederhana, surat undangan adalah surat yang digunakan untuk mengundang seseorang ke suatu acara atau kegiatan. Surat undangan ini biasanya digunakan untuk kegiatan formal maupun informal, seperti pernikahan, wisuda, seminar, workshop, dan lain-lain. Surat undangan ini dapat berisi informasi lengkap mengenai jadwal acara, lokasi, waktu, aktivitas yang dilakukan, serta sejumlah hal penting lainnya.
Mengapa Surat Undangan Penting?
Surat undangan memiliki peran yang sangat penting dalam kegiatan apapun. Beberapa alasan mengapa surat undangan itu penting, antara lain:
- Memberikan informasi yang jelas mengenai kegiatan atau acara yang akan dilaksanakan
- Menginformasikan jadwal, lokasi, dan waktu kegiatan atau acara
- Memberikan kepastian dan pengamanan kepada para undangan
- Memberikan gambaran mengenai acara yang akan diadakan
- Menunjukkan kesungguhan dalam menyelenggarakan sebuah acara atau kegiatan
Cara Membuat Surat Undangan
Bagi sebagian orang, membuat surat undangan mungkin terasa cukup sulit. Namun, sebenarnya pembuatan surat undangan bisa dilakukan secara mudah dengan mengikuti beberapa langkah berikut:
- Tentukan jenis kegiatan atau acara yang ingin diadakan dan untuk siapa undangan tersebut ditujukan.
- Tentukan format dan isi dari surat undangan tersebut.
- Jangan lupa untuk mencantumkan informasi terkait waktu, tempat, dan aktivitas yang akan dilakukan selama kegiatan atau acara berlangsung.
- Jangan lupa untuk mencantumkan ucapan terima kasih, serta informasi mengenai cara konfirmasi kehadiran para undangan.
- Jangan lupa untuk memberikan informasi terkait busana yang digunakan para undangan, apabila diperlukan.
- Periksa dan edit surat undangan dengan seksama, pastikan tidak ada kesalahan yang mungkin terjadi.
- Terakhir, kirimkan surat undangan tersebut kepada para undangan, baik melalui email, pos, atau media sosial.
Contoh Surat Undangan
Contoh surat undangan kegiatan formal
Kepada yth,
UNDANGAN BUKA PUASA BERSAMA
Dalam rangka menyambut Bulan Suci Ramadhan, kami mengundang Bapak/Ibu/Sdr/i untuk hadir dan berbuka puasa bersama di :
Hari/Tanggal : Sabtu, 20 Juni 2022
Waktu : 16.30 WIB s/d Selesai
Tempat : Gedung Serba Guna, Jl. Raya Kusuma Bangsa No. 1, Jakarta Timur
Agenda : Buka puasa bersama, sambutan Ketua Panitia, dan doa bersama.
Demikian surat undangan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kedatangannya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Panitia Buka Puasa Bersama
Contoh surat undangan kegiatan informal
Assalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh
Hari Kemenangan
Dengan rasa syukur dan pengharapan yang tulus, mari kita bersama-sama merayakan Hari Kemenangan!
Ajaklah keluarga, saudara, teman, dan orang-orang terdekat untuk berkumpul dan bergegas mempersembahkan segala jenis makanan lezat untuk dihidangkan dalam suasana penuh riang dan suka cita.
Adapun rencana acara yang akan dilaksanakan adalah sebagai berikut:
Hari/Tanggal: Sabtu, 25 Mei 2024
Waktu: Pukul 11.00 – 18.00 WIB
Tempat: Jalan Dr. Saharjo No. 45, RT. 2/3, Kuningan Timur, Setiabudi, Jakarta Selatan
Demikian surat undangan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kedatangannya kami ucapkan terima kasih.
Wassalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh
Hormat kami,
Organisasi Acara
Contoh surat undangan kegiatan wisuda
Kepada Seluruh Orang Tua Murid dan Wali Murid,
UNDANGAN ACARA SEREMONI PENYERAHAN IJAZAH DAN PENGUMUMAN KELULUSAN SISWA KELAS XII
Dengan ini kami undang semua orang tua siswa dan wali murid dari kelas XII untuk menghadiri acara seremoni penyerahan ijazah dan pengumuman kelulusan yang akan dilaksanakan pada:
Hari, tanggal : Sabtu, 10 Juni 2023
Waktu : Pukul 09.00 – 12.00 WIB
Tempat : Auditorium SMK Negeri 2, Jalan DI Panjaitan No. 22, Semarang
Acara yang akan dilaksanakan di antaranya adalah:
- Pembukaan acara seremoni penyelenggaraan ijazah dan pengumuman kelulusan
- Pertunjukan seni siswa
- Pencetakan tanda tangan Alumni
- Upacara pembagian ijazah dan protokol
Selain dihadiri oleh para orangtua siswa dan wali murid, acara ini juga dihadiri oleh para guru dan staff pendidik SMK Negeri 2 Semarang serta Tetua Pertimbangan Siswa.
Demikian surat undangan ini kami sampaikan, terima kasih atas perhatiannya dan kedatangannya di acara tersebut.
Hormat kami,
Komite Pelaksana Seremoni Ijazah dan Pengumuman Kelulusan
Itulah beberapa contoh surat undangan yang dapat Anda jadikan referensi ketika harus membuat surat undangan. Pastikan surat undangan yang Anda buat menyertakan informasi yang lengkap dan jelas agar para undangan dapat memahami acara atau kegiatan yang akan dilaksanakan.
