Surat tugas luar kota merupakan salah satu jenis surat dinas yang sering digunakan dalam sebuah instansi atau organisasi. Surat ini biasanya dikeluarkan oleh atasan kepada bawahan yang akan melakukan tugas di luar kota. Berikut adalah contoh surat tugas luar kota beserta dengan penjelasan mengenai apa itu surat tugas luar kota, mengapa surat tugas luar kota perlu dikeluarkan, cara membuat serta contohnya.
Contoh Surat Tugas Luar Kota
Berikut adalah contoh surat tugas luar kota yang dapat digunakan sebagai referensi dalam membuat surat tersebut.
Apa Itu Surat Tugas Luar Kota?
Surat tugas luar kota merupakan surat dinas yang dikeluarkan oleh atasan kepada bawahan yang bertujuan untuk memberikan tugas kepada bawahan di luar kota tempat kerja biasa. Surat ini biasanya berisi tentang informasi mengenai tugas yang akan dilakukan, waktu pelaksanaan tugas serta durasi tugas di luar kota.
Mengapa Penting Untuk Menerbitkan Surat Tugas Luar Kota?
Penerbitan surat tugas luar kota sangat penting untuk memberikan informasi yang jelas dan resmi mengenai tugas di luar kota. Hal ini mencegah terjadinya kesalahpahaman dan memudahkan pencatatan tugas serta pengelolaan anggaran dalam instansi. Selain itu, surat tugas luar kota juga memberikan perlindungan kepada bawahan yang melakukan tugas di luar kota, sehingga memiliki bukti tertulis mengenai tugas yang diberikan dan tanggung jawab yang harus diemban di luar kota.
Cara Membuat Surat Tugas Luar Kota
Berikut adalah langkah-langkah dalam membuat surat tugas luar kota:
- Tuliskan identitas instansi atau organisasi pada bagian kiri atas surat.
- Tuliskan tanggal surat dikeluarkan pada bagian kiri atas surat.
- Tuliskan nama, jabatan, dan alamat bawahan yang akan ditugaskan pada bagian kanan atas surat.
- Tuliskan judul surat yaitu “Surat Tugas Luar Kota” pada bagian tengah surat.
- Tuliskan kalimat pembuka yang menjelaskan tugas yang akan diberikan di luar kota.
- Tuliskan informasi detail mengenai tugas di luar kota seperti tanggal dan durasi tugas, alamat tempat tugas di luar kota, biaya transportasi dan akomodasi serta tugas yang harus dilaksanakan.
- Tuliskan kalimat penutup yang menyatakan harapan agar tugas dapat dilaksanakan dengan baik.
- Tuliskan tanda tangan atasan, nomor telepon atasan, serta cap instansi pada bagian bawah kanan surat.
- Sebelum ditandatangani oleh atasan, surat tugas luar kota harus dipastikan sudah dirancang dan disetujui oleh pihak manajemen instansi atau organisasi terkait.
Contoh Surat Tugas Luar Kota
Berikut adalah contoh surat tugas luar kota:
Kepada Yth.
Nama: Budi Prasetyo
Jabatan: Kepala Bagian Pemasaran
Alamat: Jl. Magelang No. 123, Yogyakarta
Dalam rangka meningkatkan penjualan produk perusahaan di luar kota Yogyakarta, maka dengan ini diberikan tugas kepada Bapak Budi Prasetyo sebagai Kepala Bagian Pemasaran untuk melakukan kunjungan ke kota Surabaya pada:
- Hari/Tanggal : Minggu, 2 Agustus 2021 – Jumat, 7 Agustus 2021
- Lokasi: Jl. Raya Surabaya No. 321
- Berkenaan dengan : Pengenalan produk dan penjualan produk baru
Untuk biaya transportasi, tiket pesawat dari Yogyakarta ke Surabaya akan disediakan oleh perusahaan. Adapun biaya akomodasi dan transportasi di Surabaya akan diganti oleh perusahaan.
Kami harap Bapak Budi Prasetyo dapat melaksanakan tugas tersebut dengan baik. Informasi lebih lanjut dapat diperoleh melalui nomor telepon tertera di bawah ini.
Hormat kami,
Bambang Santoso
Jabatan: Direktur Perusahaan
Nomor telepon: 0800-987-654
Kesimpulan
Surat tugas luar kota merupakan salah satu jenis surat dinas penting yang perlu dikeluarkan oleh atasan kepada bawahan. Surat ini berisi tentang tugas yang akan dilaksanakan di luar kota dan berguna untuk pencegahan kesalahan dalam pelaksanaan tugas dan pengelolaan anggaran dalam instansi. Membuat surat tugas luar kota tidaklah sulit, cukup mengikuti format yang telah ditentukan dan mencantumkan informasi yang detail mengenai tugas tersebut. Demikianlah ulasan mengenai contoh surat tugas luar kota beserta penjelasan lengkap mengenai apa itu surat tugas luar kota, mengapa surat ini penting, cara membuat serta contohnya.
