Surat dinas resmi masih menjadi salah satu bentuk komunikasi tertulis yang umum digunakan di lingkungan pemerintahan, kesehatan, dan sekolah. Untuk membantu Anda memahami lebih lanjut tentang surat dinas resmi, berikut ini adalah beberapa contoh beserta penjelasannya.
Apa Itu Surat Dinas Resmi?
Surat dinas resmi adalah bentuk surat yang digunakan oleh instansi pemerintah atau swasta, baik tingkat pusat maupun daerah, untuk menyampaikan informasi atau instruksi resmi dengan tujuan untuk menjalankan tugas, fungsionarisasi, atau kepentingan organisasi yang terkait. Surat dinas resmi dibuat berlandaskan standar tata bahasa yang baku dan menggunakan bahasa yang sopan serta jelas.
Mengapa Surat Dinas Resmi Penting?
Surat dinas resmi memiliki beberapa keuntungan antara lain:
- Sebagai bentuk komunikasi tertulis resmi antar pihak instansi pemerintah atau swasta, surat dinas resmi dapat memberikan kepastian hukum dalam mengemukakan poin-poin penting.
- Surat dinas resmi dapat menjaga bentuk informasi atau instruksi resmi yang sah dan meminimalisasi adanya informasi yang tidak valid atau simpang siur.
- Surat dinas resmi juga dapat meningkatkan kredibilitas instansi pemerintah atau swasta karena pengemukaan informasi tidak asal dan dilakukan dengan cara yang memenuhi standar tata bahasa yang baku.
Cara Membuat Surat Dinas Resmi?
Berikut ini adalah beberapa langkah penting yang harus Anda ketahui ketika membuat surat dinas resmi:
1. Tentukan Tipe Surat
Sebelum mulai menuliskan surat, pastikan Anda mengetahui tipe surat yang ingin dibuat, apakah itu surat permohonan, surat edaran, surat resmi, dll. Setiap tipe surat memiliki format yang berbeda, sehingga pemilihan tipe surat akan memudahkan penulisan surat dan meminimalisasi kekeliruan format.
2. Gunakan Pilihan Kata yang Tepat
Penggunaan bahasa yang jelas dan tepat pada surat dinas resmi sangat penting, sehingga pesan yang ingin disampaikan dapat diterima dengan baik oleh pembaca. Pastikan kata-kata yang digunakan telah sesuai dengan tata bahasa yang baku dan dapat dimengerti oleh pembaca.
3. Buat Struktur Surat
Struktur surat dinas resmi dibagi menjadi beberapa bagian, seperti pemilihan jenis surat, tanggal, nomor surat, subyek, kalimat pembuka, isi surat, kalimat penutup, tanda tangan dan cap.
4. Tambahkan Lampiran
Jika terdapat lampiran pada surat dinas resmi, pastikan dijelaskan secara jelas pada bagian isi surat dan lampiran diletakkan pada akhir surat. Lampiran juga harus diberi nomor yang sesuai dengan nomor surat.
Contoh Surat Dinas Resmi Sekolah
Berikut ini adalah salah satu contoh surat dinas resmi sekolah:
Subjek: Surat Pemberitahuan Kegiatan Pengumuman Kelulusan
Kepada Yth. Orang Tua Siswa/i Kelas XII
Di Tempat
Dengan hormat,
Bersama ini kami sampaikan bahwa setelah melalui proses penilaian akhir, maka pada tanggal 28 Juni 2021 akan dilakukan kegiatan pengumuman kelulusan siswa/i Kelas XII di SMK Negeri Sejahtera. Selanjutnya disampaikan bahwa acara pengumuman kelulusan ini akan dilaksanakan dengan mengikuti protokol kesehatan yang berlaku. Oleh karena itu, diharapkan kepada para siswa/i yang hendak menghadiri acara pengumuman kelulusan agar memperhatikan tata cara protokol kesehatan yang ditetapkan.
Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat Kami,
Kepala SMK Negeri Sejahtera
Basuki Hartono
Contoh Surat Dinas Resmi Pemerintahan
Berikut ini adalah salah satu contoh surat dinas resmi pemerintahan:
Subjek: Surat Pemberitahuan Penyelenggaraan Acara Peringatan Hari Kemerdekaan
Kepada Yth. Bapak/Ibu Kepala Dinas Kabupaten Pringsewu
Di Tempat
Dengan hormat,
Bersama ini kami bermaksud memberitahukan bahwa pada tanggal 17 Agustus 2021 mendatang, kami akan menyelenggarakan acara peringatan hari kemerdekaan di halaman depan Gedung Sekretariat Daerah Kabupaten Pringsewu. Jenis acara yang akan kita laksanakan meliputi upacara bendera, parade pasukan, dan pengumuman pemenang lomba yang sudah dilaksanakan sebelumnya.
Oleh karena itu, kami mohon dukungan dan partisipasi dari Bapak/Ibu Kepala Dinas untuk dapat menghadiri acara peringatan hari kemerdekaan dengan mengikuti protokol kesehatan yang berlaku, mengingat pentingnya kemerdekaan bagi bangsa dan negara Indonesia. Atas perhatian Bapak/Ibu Kepala Dinas, kami ucapkan terima kasih.
Damai sejahtera kita sendiri, damai sejahtera Nusantara.
Hormat Kami,
Kepala Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan HAM Provinsi Lampung
Sofyan Basir
Surat dinas resmi sangatlah penting bagi kelangsungan tugas, fungsionarisasi, atau kepentingan organisasi yang terkait. Dalam membuat surat dinas resmi, pastikan Anda memilih tipe surat yang sesuai, gunakan pilihan kata yang tepat, buat struktur surat yang jelas, dan tambahkan lampiran jika diperlukan. Berikut ini adalah contoh surat dinas resmi pemerintahan dan sekolah sebagai referensi dalam membuat surat dinas resmi yang baik dan benar.
