Surat pengunduran diri kerja bisa menjadi situasi yang sulit bagi siapa pun yang harus mengalami itu. Ada banyak alasan mengapa seseorang mungkin memilih untuk mengundurkan diri dari pekerjaannya dan karenanya sangat penting untuk menulis surat pengunduran diri kerja yang baik, sopan, dan benar.
Apa itu surat pengunduran diri kerja?
Surat pengunduran diri kerja merupakan surat resmi yang ditujukan kepada atasan atau manajemen perusahaan, masing-masing menegaskan niat pengunduran diri karyawan dari pekerjaannya. Biasanya surat pengunduran diri kerja ditulis oleh karyawan yang sudah memiliki pengalaman kerja selama beberapa waktu dan memilih untuk meninggalkan perusahaan untuk fokus pada pekerjaan baru atau untuk alasan pribadi.
Mengapa kita harus menulis surat pengunduran diri kerja?
Menulis surat pengunduran diri kerja yang baik sangat penting karena dapat membantu mengatur proses pemutusan hubungan kerja dengan baik dan sopan. Surat pengunduran diri kerja yang terstruktur dengan baik dapat membantu mempermudah tugas HRD atau pihak perusahaan dalam memproses pemutusan hubungan kerja dan membantu karyawan untuk memelihara hubungan yang baik dengan perusahaan tersebut meskipun sudah tidak bekerja di lokasi tersebut. Selain itu, surat pengunduran diri kerja juga dapat dijadikan sebagai bukti tertulis bagi karyawan yang mengundurkan diri untuk alasan pribadi atau untuk memperkuat posisi mereka dalam proses perburuhan jika dibutuhkan di masa depan.
Cara Menulis Surat Pengunduran Diri Kerja yang Baik, Benar, dan Sopan
Berikut adalah beberapa langkah yang dapat diikuti untuk menulis surat pengunduran diri kerja yang baik, benar, dan sopan:
1. Jangan Asal Menulis
Saat menulis surat pengunduran diri kerja, pastikan untuk tidak menulis secara asal-asalan. Alih-alih, rencanakan terlebih dahulu pesan yang ingin disampaikan, alasan kenapa ingin keluar dari perusahaan, buat daftar point-point atau alasan yang menjadi dasar keputusan tersebut.
2. Buat Surat Pengunduran Diri Pada Waktu Yang Tepat
Sebaiknya surat pengunduran diri dikirim kepada atasan atau HRD Paling tidak 2 minggu sebelum tanggal pengunduran diri, hal ini akan membantu HRD dalam melakukan penggantian atau memberikan instruksi pada departemen terkait saat keluar karyawan tersebut.
3. Gunakan Bahasa Kontekstual
Pakailah Bahasa Kontekstual yaitu gaya bahasa yang sopan dan baik untuk dibaca baik penerimanya dan dibaca oleh publik. Hindari bahasa yang tidak sopan atau slang yang mungkin justru membuat orang lain ragu tentang karakter Anda sebagai karyawan.
4. Be Clear and Concise
Saat menulis surat pengunduran diri kerja, pastikan untuk menggunakan struktur kalimat yang jelas, singkat dan padat dan tidak memberikan keterangan yang berlebihan yang dapat menyebabkan kebingungan pada pihak HRD atau atasan.
5. Jelaskan Alasan Pengunduran Diri Sebagai Fakta
Pihak HRD sangat ingin mengetahui alasan mengapa karyawan memutuskan untuk keluar dari perusahaan mereka. Saat menulis surat pengunduran diri kerja, pastikan untuk membahas alasan Anda menjelaskan dengan jelas dan fakta.
Contoh Surat Pengunduran Diri Kerja
Contoh Surat Pengunduran Diri Kerja yang Pertama
Kepada Bapak. Hari Manto
HRD Manager
PT. Nusantara Mandiri Jaya
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini,
Nama : Yanti Kartika
Jabatan : Staff IT
Dengan ini memberikan pengumuman bahwa saya mengajukan permohonan pengunduran diri dari pekerjaan saya sebagai Staff IT yang bekerja di PT. Nusantara Mandiri Jaya.
Sesuai dengan perusahaan, saya akan bekerja hingga pada tanggal 10 Agustus 2021 dan akan isi rapor untuk formalitas di kantor. Saya ingin mengucapkan terima kasih atas kesempatan yang diberikan oleh PT Nusantara Mandiri Jaya selama saya bekerja di sini. Saya berterima kasih atas dorongan, bimbingan, pelatihan, dan pengalaman kerja yang telah saya peroleh selama belajar dan bekerja di perusahaan ini. Saya juga ingin mengucapkan terima kasih kepada rekan-rekan sekerja saya di PT Nusantara Mandiri Jaya atas dukungan yang diberikan selama bekerja bersama selama ini.
Sebagai pengganti saya telah menyediakan kandidat untuk posisi Staff IT melalui teman saya dan kawan kerja juga saudara saya.
Sekali lagi terima kasih atas kesempatan yang telah diberikan selama bekerja di PT. Nusantara Mandiri Jaya dan saya berharap semua yang terbaik untuk perusahaan dan rekan-rekan sekerja saya.
Atas perhatian Bapak, saya mengucapkan terimakasih.
Hormat Saya,
Yanti Kartika
Contoh Surat Pengunduran Diri Kerja yang Kedua
Kepada Bapak. Heri Pratama
HRD Manager
PT. Raja Jaya Mandiri
Dengan hormat,
Salam sejahtera,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini,
Nama : Haris Santoso
Jabatan : Elektro Engineer
Dengan ini memberikan pengumuman bahwa saya mengajukan permohonan pengunduran diri dari pekerjaan saya sebagai Elektro Engineer yang bekerja di PT. Raja Jaya Mandiri.
Sesuai dengan perusahaan, saya akan bekerja hingga pada tanggal 10 Agustus 2021 dan akan isi rapor untuk formalitas di kantor. Saya ingin mengucapkan terima kasih atas kesempatan yang diberikan oleh PT Raja Jaya Mandiri selama saya bekerja di sini. Saya berterima kasih atas dorongan, bimbingan, pelatihan, dan pengalaman kerja yang telah saya peroleh selama belajar dan bekerja di perusahaan ini. Saya juga ingin mengucapkan terima kasih kepada rekan-rekan sekerja saya di PT Raja Jaya Mandiri atas dukungan yang diberikan selama bekerja bersama selama ini.
Sekali lagi terima kasih atas kesempatan yang telah diberikan selama bekerja di PT. Raja Jaya Mandiri dan saya berharap semua yang terbaik untuk perusahaan dan rekan-rekan sekerja saya.
Atas perhatian Bapak, saya mengucapkan terimakasih.
Hormat Saya,
Haris Santoso
Dari contoh-contoh surat pengunduran diri kerja di atas, kita dapat melihat bahwa setiap surat pengunduran diri kerja perlu memenuhi struktur tertentu, memuat alasan yang jelas dan fakta, serta dicetak dengan bahasa yang sopan dan kontekstual. Dengan cara ini, karyawan dapat mengatur pemutusan hubungan kerja mereka dengan perusahaan mereka secara memadai, menjaga hubungan yang baik dengan perusahaan dan memperkuat posisi mereka dalam proses perburuhan jika dibutuhkan di masa depan.
