Surat klarifikasi dan konfirmasi adalah salah satu jenis surat yang sering digunakan dalam dunia bisnis. Dalam surat ini, kita akan menegaskan atau menjelaskan kembali bahwa informasi yang ada benar-benar terjadi atau tidak. Ada berbagai alasan mengapa kita perlu membuat surat ini, terutama saat terjadi sebuah kesalahpahaman atau kesalahpahaman antara dua pihak.
Apa itu Surat Klarifikasi dan Konfirmasi?
Surat klarifikasi dan konfirmasi adalah surat yang digunakan untuk menjelaskan atau menerangkan kembali informasi yang sudah diberikan sebelumnya. Surat ini dibuat ketika terjadi kesalahpahaman, atau ketidakjelasan di antara dua pihak. Surat ini bisa dibuat oleh perusahaan, lembaga, atau individu yang ingin menjelaskan kembali informasi yang sudah diberikan, atau meminta klarifikasi dari pihak lain yang menerimanya.
Mengapa Kita Perlu Membuat Surat Klarifikasi dan Konfirmasi?
Surat klarifikasi dan konfirmasi sangat penting untuk kejelasan informasi yang diberikan. Informasi yang ambigu, salah, atau tidak jelas bisa menyebabkan masalah, kerusakan hubungan, atau bahkan kehilangan bisnis. Ketika ada kesalahpahaman atau ketidakjelasan, membuat surat klarifikasi dan konfirmasi bisa menjadi solusi yang tepat.
Cara Membuat Surat Klarifikasi dan Konfirmasi
Untuk membuat surat klarifikasi dan konfirmasi, kita perlu mengikuti beberapa langkah atau format berikut:
- Buka surat dengan ucapan terima kasih kepada pihak yang menerima surat kita.
- Tuliskan nomor surat, tanggal, dan alamat pihak yang kita kirim surat klarifikasi dan konfirmasi.
- Gunakan kalimat sopan dan jelas untuk menjelaskan kembali informasi yang diberikan sebelumnya atau meminta klarifikasi dari pihak yang menerima surat.
- Tambahkan penjelasan atau bukti-bukti tambahan jika diperlukan.
- Tambahkan kalimat penutup yang sopan dan mengucapkan terima kasih.
- Jangan lupa untuk menandatangani surat dan mencantumkan nama lengkap dan jabatan kita.
Contoh Surat Klarifikasi dan Konfirmasi
Contoh Surat Klarifikasi
Berikut adalah contoh surat klarifikasi:
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Direktur PT XYZ
Di tempat
Dalam surat kami no. 1234 tertanggal 1 April 2020, kami meminta harga sepatu wiremesh ukuran 10 mm dengan kuantitas 1000 buah. Namun, dalam penawaran harga yang telah kami terima dari Bapak/Ibu, terjadi kesalahan penulisan mengenai ukuran sepatu wiremesh, yang seharusnya ukuran 10 mm, dituliskan menjadi ukuran 1 cm. Hal ini menyebabkan kesalahpahaman dan ketidakjelasan bagi kami. Oleh karena itu, melalui surat ini, kami ingin membuat klarifikasi bahwa yang dimaksud dalam pesanan kami adalah ukuran sepatu wiremesh 10 mm, bukan 1 cm.
Kami berharap dapat segera mendapatkan konfirmasi dari Bapak/Ibu mengenai klarifikasi yang kami berikan. Terima kasih atas perhatian dan kerjasama yang baik antara PT XYZ dan kami.
Hormat kami,
[Logo Perusahaan]
Nama Lengkap / Jabatan
Contoh Surat Konfirmasi
Berikut adalah contoh surat konfirmasi:
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Direktur PT ABC
Di tempat
Dengan hormat,
Kami PT XYZ ingin mengucapkan terima kasih atas pesanan yang telah diberikan ke kami. Dalam surat permintaan no. 5678 tanggal 5 April 2020, kami diminta untuk memberikan 1000 buah sepatu wiremesh dengan ukuran 10 mm untuk PT ABC.
Kami telah memproses pesanan dan sepatu wiremesh ukuran 10 mm sudah siap untuk dikirimkan ke PT ABC pada tanggal 15 April 2020. Kami akan menghubungi pihak PT ABC untuk menjadwalkan jadwal pengiriman yang sesuai.
Jika pihak PT ABC memerlukan informasi tambahan mengenai pesanan ini, atau terjadi perubahan pada jadwal pengiriman, silakan menghubungi kami di nomor telepon 123456 atau email yang tertera di bawah ini.
Terima kasih atas kerjasama yang baik antara PT ABC dan kami.
Hormat kami,
[Logo Perusahaan]
Nama Lengkap / Jabatan
Dalam dunia bisnis, surat klarifikasi dan konfirmasi sangat penting untuk menghindari kesalahan dan ketidakjelasan informasi. Dengan mengikuti langkah-langkah yang tepat dan menggunakan format yang benar, kita dapat membuat surat klarifikasi dan konfirmasi yang efektif dan membantu menjaga hubungan baik antara pihak yang terlibat.
