Apakah kamu pernah mengalami kesalahan pengiriman dokumen? Salah satu cara untuk menyelesaikannya adalah dengan membuat surat justifikasi. Berikut ini adalah contoh surat justifikasi kelewatan penghantaran dokumen yang dapat kamu jadikan referensi.
Apa itu Surat Justifikasi?
Surat justifikasi adalah surat yang digunakan untuk memberikan penjelasan atas suatu kejadian atau tindakan yang telah dilakukan dan memiliki tujuan untuk meyakinkan atau membujuk pihak lain agar memahami dan menerima pernyataan yang disampaikan dalam surat tersebut.
Mengapa Surat Justifikasi Dibutuhkan?
Surat justifikasi dibutuhkan agar pihak-pihak yang terkait dapat memahami dan menerima penjelasan mengenai suatu kejadian atau tindakan yang telah dilakukan. Selain itu, surat justifikasi juga dapat memberikan jaminan bahwa kejadian tersebut tidak akan terulang kembali di masa yang akan datang.
Cara Membuat Surat Justifikasi Kesalahan Pengiriman Dokumen
Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat surat justifikasi kesalahan pengiriman dokumen:
- Langkah pertama adalah membuat header surat yang berisi alamat pengirim, alamat penerima, tanggal surat, dan nomor surat.
- Setelah itu, tulis salam pembuka disertai dengan nama penerima surat.
- Selanjutnya, jelaskan mengenai kesalahan pengiriman dokumen yang telah terjadi dan sampaikan permintaan maaf atas kesalahan tersebut.
- Beri penjelasan mengenai alasan dari kesalahan tersebut.
- Sebutkan tindakan yang telah dilakukan untuk memperbaiki kesalahan tersebut.
- Jelaskan dampak dari kesalahan tersebut dan sampaikan harapan agar kejadian serupa tidak terulang kembali.
- Tulis salam penutup dan akhiri dengan tanda tangan.
Contoh Surat Justifikasi Kesalahan Pengiriman Dokumen
Berikut adalah contoh surat justifikasi kelewatan penghantaran dokumen:
Kepada Yth,
Bapak/Ibu Penerima,
Dalam kesempatan ini, kami ingin menyampaikan permohonan maaf atas kesalahan pengiriman dokumen yang telah terjadi pada tanggal 23 Agustus 2021 lalu. Dokumen yang seharusnya dikirimkan pada waktu yang telah ditentukan justru terkendala dalam proses pengirimannya. Kami sadar bahwa kesalahan ini telah memberikan ketidaknyamanan bagi Bapak/Ibu Penerima dalam menerima dokumen yang sudah terlambat.
Sebagai penyampaian, kami ingin menjelaskan alasan dari kesalahan tersebut. Kendala pengiriman dokumen terjadi karena adanya kesalahan sistem yang telah terjadi pada proses pengiriman dokumen tersebut.
Untuk memperbaiki kesalahan tersebut, kami sudah memberikan perbaikan pada sistem pengiriman dokumen. Kami juga sudah mengadakan rapat internal bersama tim kami dalam upaya mengidentifikasi kesalahan yang terjadi dan membuat strategi agar kesalahan tersebut tidak terulang kembali.
Kami menyadari bahwa kesalahan pengiriman dokumen tersebut dapat membawa dampak buruk pada kepercayaan Bapak/Ibu Penerima terhadap kami. Oleh karena itu, kami berharap Bapak/Ibu Penerima dapat memaafkan kesalahan kami yang tidak diinginkan tersebut. Kami akan senantiasa berupaya untuk meningkatkan layanan kami agar bisa menjadi lebih baik di masa yang akan datang.
Demikian surat permohonan maaf ini kami sampaikan. Kami berharap kondisi ini tidak terulang di kemudian hari dan kami memohon kesediaan Bapak/Ibu Penerima untuk dapat menerima surat ini dengan hati yang lapang. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami mengucapkan terima kasih.
Hormat kami,
TTD
Tim Customer Support
