Surat jalan adalah dokumen resmi yang diperlukan dalam proses pengiriman barang atau produk. Surat jalan ini biasanya diterbitkan oleh perusahaan ekspedisi atau pengirim barang, yang berisi informasi detail tentang barang yang dikirim, pengirim barang, dan penerima barang. Dalam artikel ini, kami akan mengajarkan cara membuat surat jalan yang mudah dan efektif serta memberikan contoh surat jalan yang baik untuk perusahaan ekspedisi.
Apa itu Surat Jalan?
Surat jalan adalah dokumen paling penting dalam pengiriman barang. Dokumen ini memuat informasi rinci tentang barang yang dikirim, nama dan alamat pengirim, serta nama dan alamat penerima barang. Surat jalan juga berisi rincian tentang pengiriman, jumlah barang yang dikirim, dan jenis layanan pengiriman yang digunakan.
Mengapa Surat Jalan Penting?
Surat jalan merupakan dokumen resmi yang diperlukan untuk memastikan bahwa barang yang Anda kirimkan tiba dengan aman tanpa ada masalah. Dokumen ini biasanya diminta oleh pihak transportasi, baik itu pihak pengirim atau penerima barang, dengan tujuan untuk memastikan bahwa barang yang dikirimkan adalah barang yang benar-benar diinginkan oleh pengirim dan penerima.
Sebagai pengirim atau penerima barang, Anda harus memastikan bahwa surat jalan sudah tersedia sebelum barang dikirimkan. Hal ini akan meminimalkan kemungkinan kerusakan atau kehilangan barang selama dalam pengiriman. Surat jalan juga dianggap sebagai bukti pengiriman barang yang sah yang dapat digunakan sebagai referensi untuk pembayaran.
Cara Membuat Surat Jalan yang Efektif
Untuk membuat surat jalan yang efektif, Anda perlu memperhatikan beberapa poin penting berikut ini.
1. Identitas Perusahaan
Surat jalan harus mencantumkan identitas lengkap perusahaan, mulai dari nama perusahaan, alamat, nomor telepon, hingga email kontak. Identitas ini menunjukkan kepercayaan diri Anda dalam menggunakan jasa perusahaan ekspedisi yang memastikan keselamatan barang selama dalam pengiriman.
2. Identitas Pengirim dan Penerima Barang
Surat jalan harus mencantumkan identitas pengirim dan penerima barang. Sebutkan nama lengkap dan alamat pengiriman, serta nama lengkap dan alamat penerima barang. Informasi ini membantu pihak transportasi untuk memastikan bahwa barang yang dikirimkan tiba pada alamat yang benar-benar dituju.
3. Informasi Detail Barang
Surat jalan harus mencantumkan informasi rinci tentang barang yang dikirim. Mulai dari tipe barang, jumlah barang, berat, ukuran, hingga tanda-tanda khusus pada barang seperti fragile (peka terhadap guncangan) atau this side up (harus dikirimkan dengan posisi tertentu). Informasi ini akan membantu pihak transportasi dalam menentukan layanan pengiriman yang paling tepat dan membuat penanganan barang yang lebih akurat.
4. Informasi Tambahan
Penambahan informasi tambahan pada surat jalan sangat penting, misalnya tanggal pengiriman, nomor resi, dan informasi tentang asuransi. Informasi ini membantu pihak pengirim dan penerima barang dalam melacak status pengiriman barang dan mengatur klaim jika terjadi kerusakan selama dalam pengiriman.
Contoh Surat Jalan yang Baik bagi Perusahaan Ekspedisi
Berikut ini adalah contoh surat jalan yang baik bagi perusahaan ekspedisi.
Contoh Surat Jalan 1
Contoh surat jalan ini baik bagi perusahaan ekspedisi yang mengirimkan barang dalam skala kecil. Informasi yang tercantum dalam surat jalan ini mencakup:
Identitas Perusahaan
PT. XX Ekspedisi
Jalan Raya No. 12, Jakarta 12345
Telp. 021 3456 7890
Identitas Pengirim Barang
Nama : Budi Prasetyo
Alamat : Jalan Setia Budi No. 5, Jakarta 12345
Identitas Penerima Barang
Nama : Joko Susilo
Alamat : Jalan Merdeka No. 10, Surabaya 67890
Informasi Detail Barang
Jenis Barang : Elektronik
Jumlah Barang : 5 unit
Berat : 25 kg
Ukuran : 60 cm x 80 cm x 30 cm
Kondisi : Fragile / Handle with Care
Informasi Tambahan
Nomor Resi : 000000001
Asuransi : Ya
Contoh Surat Jalan 2
Contoh surat jalan ini baik bagi perusahaan ekspedisi yang mengirimkan barang dalam skala besar. Informasi yang tercantum dalam surat jalan ini mencakup:
Identitas Perusahaan
PT. YY Ekspedisi
Jalan Raya No. 20, Jakarta 54321
Telp. 021 5432 1098
Identitas Pengirim Barang
Nama : Ibu Susanti
Alamat : Jalan Cengkeh No. 15, Jakarta 12345
Identitas Penerima Barang
Nama : Pak Sutiono
Alamat : RT. 04 RW. 07, Desa Mangga Dua, Surabaya 67890
Informasi Detail Barang
Jenis Barang : Alat Berat
Jumlah Barang : 10 unit
Berat : 1250 kg
Ukuran : 500 cm x 500 cm x 300 cm
Kondisi : This Side Up
Informasi Tambahan
Nomor Resi : 000000002
Asuransi : Ya
Itulah beberapa tips yang dapat membantu Anda dalam membuat surat jalan yang efektif. Dengan memiliki surat jalan yang lengkap dan akurat, pengiriman atau penerimaan barang akan menjadi lebih lancar dan aman. Pastikan untuk memeriksa kembali isi surat jalan sebelum diserahkan ke pihak ekspedisi untuk menghindari kesalahan dan kerugian.
