Saat mengirimkan surat, kita harus memperhatikan bentuk surat yang akan dikirimkan. Berikut ini merupakan beberapa bentuk surat yang perlu diperhatikan:
Surat Resmi
Apa itu surat resmi?
Surat resmi adalah surat yang biasanya digunakan oleh instansi atau perusahaan untuk berhubungan dengan instansi atau perusahaan lainnya. Surat ini harus sesuai dengan format yang ditentukan dan biasanya dicetak dengan kop surat dari instansi atau perusahaan tersebut.
Mengapa harus menggunakan surat resmi?
Menggunakan surat resmi bertujuan untuk menjaga kesan formal dan menghindari kesalahan dalam penulisan serta menghindari penggunaan kata-kata yang kurang sopan. Surat resmi juga memberikan kesan profesional dan meningkatkan citra dari instansi atau perusahaan.
Bagaimana cara membuat surat resmi?
Pertama-tama, pastikan format surat resmi yang digunakan sudah sesuai dengan standar. Selanjutnya, tuliskan tanggal surat dan lampiran (jika ada) di sebelah kiri atas. Isi surat harus dimulai dengan kalimat pembuka yang sopan kemudian dilanjutkan dengan penjelasan yang jelas dan singkat. Terakhir, tuliskan salam penutup dan tanda tangan beserta nama dan jabatan pengirim.
Contoh surat resmi:
Perihal: Pengiriman Produk yang Dipesan
Kepada Yth,
Kami dari PT XYZ mengirimkan produk yang telah dipesan dengan nomor pesanan 1234 pada tanggal 1 Januari 2021. Produk tersebut telah dikemas dengan baik dan sesuai dengan spesifikasi yang diminta.
Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat Kami,
(tanda tangan dan nama pengirim)
Jabatan: Manager Sales PT XYZ
Surat Permohonan Bantuan
Apa itu surat permohonan bantuan?
Surat permohonan bantuan adalah surat yang digunakan untuk meminta bantuan atau sumbangan dari orang atau pihak yang mempunyai kewajiban atau tanggung jawab dalam suatu bidang. Surat ini ditulis secara formal dan dikirimkan melalui pos atau email.
Mengapa harus menggunakan surat permohonan bantuan?
Surat permohonan bantuan adalah cara yang efektif untuk memohon bantuan atau dukungan dari orang atau pihak yang mempunyai kepentingan dan kewajiban dalam suatu bidang.
Bagaimana cara membuat surat permohonan bantuan?
Pertama-tama, pastikan nama dan alamat penerima ditulis dengan jelas dan benar. Selanjutnya, tuliskan kalimat pembuka yang sopan dan jelaskan latar belakang atau situasi yang membutuhkan bantuan atau dukungan. Jelaskan mengapa bantuan atau dukungan tersebut sangat penting dan berikan rincian tentang apa yang diminta. Terakhir, tuliskan salam penutup dengan baik dan jangan lupa untuk menambahkan tanda tangan dan nama pengirim.
Contoh surat permohonan bantuan:
Yth,
Kami dari Yayasan Peduli Anak Indonesia ingin meminta bantuan kepada Bapak/Ibu/Saudara dalam rangka pembangunan fasilitas sekolah bagi anak-anak di daerah terpencil. Saat ini, banyak sekolah di daerah tersebut yang masih minim fasilitas dan mengalami kesulitan dalam hal pendanaan.
Dalam rangka itu, kami memohon bantuan dari Bapak/Ibu/Saudara untuk turut berpartisipasi dalam program pembangunan fasilitas sekolah tersebut. Setiap dukungan yang diberikan akan digunakan sepenuhnya dalam pembangunan yang diperlukan.
Untuk informasi lebih lanjut terkait program ini, Bapak/Ibu/Saudara bisa menghubungi kami melalui nomor telepon atau email berikut:
+62 812-3456-7890 (nomor telepon)
pedulianakindonesia@email.com (email)
Atas perhatiannya, kami sampaikan terima kasih.
Hormat Kami,
(tanda tangan dan nama pengirim)
Jabatan: Ketua Yayasan Peduli Anak Indonesia
Dalam mengirimkan surat, perhatikan tetap gunakan bahasa yang sopan dan mudah dipahami. Selalu pastikan format dan rincian yang ada di dalam surat sudah benar dan jelas agar dapat meminimalisir kesalahan dan mempercepat proses yang diinginkan.
