Ada satu hal yang selalu menjadi bahan lelucon para karyawan kantor, yaitu tentang masalah surat. Ya, surat menjadi hal yang sangat penting di kantor karena melalui surat karyawan dapat mengirimkan informasi penting dari dan ke pihak lain. Tapi, ada satu masalah yang seringkali muncul, yaitu tidak terorganisasinya surat-surat yang masuk dan keluar. Nah, kali ini kami akan memberikan solusi yang tepat untuk masalah tersebut, yaitu dengan membuat buku agenda surat masuk dan keluar. Berikut penjelasannya:
Apa Itu Buku Agenda Surat Masuk dan Keluar?
Buku agenda surat masuk dan keluar adalah sebuah buku yang berisi daftar surat-surat yang masuk dan keluar dari suatu instansi atau organisasi. Buku ini berguna untuk membantu mengorganisasikan surat-surat tersebut sehingga tidak akan ada lagi surat yang tertinggal atau tertukar.
Mengapa Harus Membuat Buku Agenda Surat Masuk dan Keluar?
Banyak alasan mengapa kita harus membuat buku agenda surat masuk dan keluar, diantaranya:
- Mempercepat pencarian surat yang diperlukan
- Mencegah surat tertinggal atau tertukar
- Memudahkan pengarsipan surat
- Memudahkan tracking status surat
Cara Membuat Buku Agenda Surat Masuk dan Keluar di Excel
Buku agenda surat masuk dan keluar dapat dibuat dengan menggunakan Microsoft Excel. Berikut adalah langkah-langkahnya:
- Buka Microsoft Excel dan buatlah dua lembar kerja, satu untuk surat masuk dan satu lagi untuk surat keluar.
- Buat judul di kedua lembar kerja tersebut, misalnya “Buku Agenda Surat Masuk” dan “Buku Agenda Surat Keluar”.
- Buat kolom-kolom pada lembar kerja tersebut, yaitu tanggal, nomor surat, asal/kpd, perihal, keterangan, dan tanda tangan.
- Isilah data di setiap kolom untuk setiap surat yang masuk dan keluar.
- Untuk memudahkan tracking status surat, tambahkan kolom status yang berisi informasi apakah surat tersebut masih dalam proses atau sudah selesai.
- Simpanlah file tersebut dan cetaklah lalu jangan lupa diserahkan ke bagian arsip.
Contoh Buku Agenda Surat Masuk dan Keluar
Berikut contoh buku agenda surat masuk dan keluar:
Buku Agenda Surat Masuk
Buku Agenda Surat Keluar
Dengan membuat buku agenda surat masuk dan keluar, kita dapat mengorganisir surat-surat tersebut dengan lebih mudah dan cepat. Jadi, tunggu apalagi? Segera buat buku agenda surat masuk dan keluar di kantor Anda sekarang juga!
