Apa Itu Purchase Order?
Purchase Order atau biasa disingkat PO merupakan dokumen resmi yang digunakan oleh perusahaan untuk memesan barang atau jasa dari pihak lain. Dokumen ini berisi detail informasi seperti jumlah barang atau jasa yang dipesan, harga, tanggal penyerahan, dan kondisi pembayaran. Dengan adanya PO, perusahaan menghindari kesalahan komunikasi dan memastikan bahwa barang atau jasa yang dibutuhkan telah dipesan dan siap dikirim atau disediakan.
Mengapa Purchase Order Penting Bagi Bisnis?
PO sangat penting bagi bisnis karena dapat membantu mengelola dan mengontrol keuangan, persediaan, dan informasi pengiriman dengan teratur dan presisi. Selain itu, PO juga mempermudah proses audit dan pelacakan transaksi, meminimalkan risiko kehilangan dana atau barang, dan memastikan kepuasan pelanggan. Dalam era digital seperti saat ini, kemampuan untuk membuat dan mengelola PO secara efisien dapat memberikan keunggulan kompetitif bagi bisnis.
Di Mana Purchase Order Digunakan?
Purchase Order dapat digunakan dalam berbagai industri, mulai dari manufaktur, jasa, perdagangan hingga layanan keuangan dan kesehatan. PO biasanya digunakan saat perusahaan membutuhkan barang atau jasa dari pihak lain yang tidak tersedia atau diproduksi sendiri. Penggunaan PO juga sangat umum dalam proses pengadaan pemerintah.
Kelebihan Penggunaan Purchase Order
Kelebihan penggunaan PO adalah dapat membantu bisnis mengontrol keuangan dan persediaan secara efisien. Dengan adanya PO, perusahaan dapat membatasi biaya dan menghindari pengeluaran yang tidak direncanakan. PO juga memastikan barang atau jasa yang dibutuhkan telah dipesan dan siap dikirim atau disediakan. Dengan adanya PO, perusahaan dapat memperoleh harga yang lebih baik dan menghindari risiko kehilangan dana atau barang. Selain itu, PO juga memudahkan proses audit dan pelacakan transaksi.
Kekurangan Penggunaan Purchase Order
Kekurangan penggunaan PO adalah memerlukan waktu dan tenaga untuk memproses dokumen PO yang dihasilkan. Karena PO harus mencantumkan detail informasi terkait barang atau jasa yang diperlukan, maka dokumen ini memerlukan pengisian yang cermat dan teliti. Jika jumlah PO yang dihasilkan sangat banyak, maka bisa memakan waktu dan tenaga yang banyak untuk memprosesnya. Hal ini dapat meningkatkan biaya administrasi dan menghambat efisiensi bisnis.
Cara Membuat Purchase Order
Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat PO:
- Identifikasi barang atau jasa yang diperlukan.
- Selidiki vendor dan dapatkan informasi tentang harga dan kondisi pembayaran.
- Buat daftar detail barang atau jasa yang diperlukan dan informasi terkait harga, jumlah, tanggal penyerahan, dan kondisi pembayaran.
- Buat dokumen PO yang mencantumkan seluruh informasi dalam daftar barang atau jasa yang diperlukan.
- Serahkan dokumen PO ke vendor dan tunggu konfirmasi penyerahan barang atau jasa.
Contoh Purchase Order
Berikut adalah contoh PO yang mencantumkan detail informasi terkait barang atau jasa yang dipesan:
- Kepada: PT ABC
- Nomor PO: 123
- Tanggal: 1 Januari 2023
- Jumlah: 100 unit
- Nama Barang: Sepatu Sneakers
- Harga Satuan: Rp 100.000
- Total: Rp 10.000.000
- Tanggal Penyerahan: 15 Januari 2023
- Kondisi Pembayaran: 50% di muka dan 50% setelah barang diterima
