Apa yang bisa kita pelajari dari deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan? Bagaimana hubungannya dengan pekerjaan dalam sebuah perusahaan? Bagaimana cara membuat sebuah deskripsi pekerjaan yang baik? Mari kita bahas lebih lanjut mengenai topik ini.
Apa itu Deskripsi Pekerjaan?
Sebelum kita membahas lebih lanjut, marilah kita definisikan terlebih dahulu apa yang dimaksud dengan deskripsi pekerjaan. Dalam konteks pengelolaan sumber daya manusia, deskripsi pekerjaan adalah dokumen yang menjelaskan tugas, tanggung jawab, dan persyaratan pekerjaan dari suatu posisi dalam organisasi.
Deskripsi pekerjaan biasanya mencakup informasi tentang pekerjaan itu sendiri, seperti tugas-tugas yang harus dilakukan, kualifikasi yang dibutuhkan, serta lingkungan kerja yang mungkin dihadapi oleh individu yang mengisi posisi tersebut.
Siapa yang Bertanggung Jawab atas Deskripsi Pekerjaan?
Setiap perusahaan memiliki kebijakan dan prosedur yang berbeda dalam hal penulisan dan pemeliharaan deskripsi pekerjaan. Namun, tanggung jawab utama terletak pada departemen sumber daya manusia atau manajemen sumber daya manusia.
Departemen sumber daya manusia bertanggung jawab dalam mengumpulkan informasi dari berbagai pemangku kepentingan, seperti para pemegang posisi yang berhubungan langsung dengan pekerjaan yang akan dijabarkan. Informasi yang dikumpulkan ini kemudian digunakan untuk membangun deskripsi pekerjaan yang akurat dan komprehensif.
Bagaimana Cara Membuat Deskripsi Pekerjaan yang Baik?
Membuat deskripsi pekerjaan yang baik adalah langkah penting dalam mengelola tenaga kerja dan memastikan bahwa semua peran dan tanggung jawab telah ditetapkan dengan jelas. Berikut adalah beberapa langkah yang dapat diambil untuk membuat deskripsi pekerjaan yang baik:
- Berikut adalah beberapa langkah yang dapat diambil untuk membuat deskripsi pekerjaan yang baik:
- Langkah pertama adalah mengidentifikasi dan mengklasifikasikan posisi yang membutuhkan deskripsi pekerjaan. Ini melibatkan analisis pekerjaan yang komprehensif untuk memahami tugas-tugas, tanggung jawab, dan persyaratan yang terkait dengan posisi tersebut.
- Setelah posisi telah diidentifikasi, langkah berikutnya adalah mengumpulkan informasi tentang pekerjaan tersebut. Ini dapat dilakukan melalui wawancara dengan pemegang posisi, pengamatan langsung, atau mengumpulkan data dari sumber-sumber lain.
- Setelah informasi terkumpul, langkah selanjutnya adalah merangkum dan mengorganisasikan informasi tersebut menjadi deskripsi pekerjaan yang jelas dan terperinci.
- Deskripsi pekerjaan harus mencakup ringkasan singkat tentang posisi, tanggung jawab utama, keterampilan yang dibutuhkan, dan persyaratan pendidikan atau pengalaman yang diperlukan. Juga penting untuk menyediakan informasi tentang lingkungan kerja, seperti jam kerja yang diharapkan, struktur organisasi, dan peluang karir yang mungkin tersedia dalam posisi tersebut.
- Selain itu, penting juga untuk memperbarui deskripsi pekerjaan secara berkala. Perubahan dalam organisasi atau tanggung jawab pekerjaan mungkin memerlukan pembaruan dalam deskripsi pekerjaan yang ada.
Contoh Deskripsi Pekerjaan Dalam Perusahaan
Berikut adalah contoh deskripsi pekerjaan untuk posisi Manajer Proyek:
Nama Perusahaan: ABC Company
Posisi: Manajer Proyek
Laporan langsung: Direktur Proyek
Tugas dan Tanggung Jawab:
– Merencanakan, mengkoordinasikan, dan mengawasi semua aspek proyek
– Mengelola tim proyek untuk mencapai tujuan proyek
– Memastikan pelaksanaan proyek sesuai dengan jadwal dan anggaran yang ditetapkan
– Mengidentifikasi dan mengatasi masalah serta risiko dalam proyek
– Berkomunikasi dengan klien dan pemangku kepentingan untuk memastikan kepuasan mereka
Kualifikasi:
– Sarjana di bidang Manajemen Proyek atau bidang terkait
– Pengalaman minimal 5 tahun dalam manajemen proyek
– Memiliki sertifikasi dalam Manajemen Proyek (misalnya PMP, Prince2)
– Kemampuan kepemimpinan yang kuat dan kemampuan delegasi
– Mahir dalam menggunakan perangkat lunak manajemen proyek (misalnya Microsoft Project)
Apa Pentingnya Deskripsi Pekerjaan?
Deskripsi pekerjaan memiliki banyak manfaat penting bagi organisasi dan individu. Berikut adalah beberapa alasan mengapa deskripsi pekerjaan penting:
- Memastikan pemahaman yang jelas mengenai tugas dan tanggung jawab yang diharapkan dari pemegang posisi. Ini memungkinkan individu untuk fokus dan meningkatkan kinerja mereka dalam peran tersebut.
- Menghindari ketidakjelasan atau konflik dalam hal tugas dan tanggung jawab. Deskripsi pekerjaan membantu dalam mengklarifikasi harapan dan mencegah perbedaan persepsi yang dapat menyebabkan ketegangan dalam tim atau organisasi.
- Memudahkan dalam proses merekrut dan memilih karyawan yang sesuai dengan persyaratan posisi yang dibutuhkan.
- Membantu dalam perencanaan pengembangan karyawan dan peluang karir. Dengan mengetahui persyaratan dan tanggung jawab pekerjaan, individu dapat mengidentifikasi area pengembangan yang perlu ditingkatkan untuk mencapai tujuan karir mereka.
- Membantu dalam memastikan konsistensi dan keadilan dalam sistem penggajian dan kompensasi. Dengan memiliki deskripsi pekerjaan yang jelas, organisasi dapat menetapkan tingkat kompensasi yang adil berdasarkan tanggung jawab dan persyaratan pekerjaan.
- Memfasilitasi dalam proses manajemen kinerja, termasuk penilaian kinerja, pengembangan karyawan, dan perencanaan suksesi.
Kesimpulan
Deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan adalah alat penting dalam mengelola sumber daya manusia dalam suatu organisasi. Dengan memiliki deskripsi pekerjaan yang baik, individu dapat memahami tugas dan tanggung jawab mereka dengan jelas, sementara organisasi dapat memastikan bahwa peran dan tanggung jawab dijelaskan secara jelas kepada semua pemegang posisi.
Membuat deskripsi pekerjaan yang baik melibatkan langkah-langkah seperti mengidentifikasi posisi, mengumpulkan informasi, dan merangkum informasi tersebut menjadi dokumen yang akurat dan komprehensif. Deskripsi pekerjaan memiliki banyak manfaat penting, seperti meningkatkan kinerja, menghindari konflik, memudahkan proses pemilihan karyawan, dan membantu dalam perencanaan pengembangan karyawan.
Jadi, penting bagi setiap organisasi untuk memiliki deskripsi pekerjaan yang baik dan terperinci untuk setiap posisi dalam perusahaan. Dengan demikian, organisasi dapat meningkatkan pengelolaan sumber daya manusia mereka dan mencapai tujuan bisnis yang lebih baik.
