Arti Kpi Dalam Pekerjaan

Arti Briefing Dalam Pekerjaan: Pengertian, Fungsi & Tujuan

Apa itu Briefing dalam Pekerjaan?

Briefing dalam pekerjaan adalah proses penyampaian informasi yang diberikan oleh atasan kepada bawahan, baik dalam bentuk lisan maupun tulisan. Tujuan dari briefing adalah untuk memberikan arahan, petunjuk, serta memastikan pemahaman yang jelas mengenai tugas dan tanggung jawab yang harus dilakukan oleh bawahan. Briefing juga dapat berfungsi sebagai sarana komunikasi dua arah antara atasan dan bawahan.

Briefing dalam pekerjaan memiliki peran yang sangat penting dalam menjalankan suatu proyek. Tanpa adanya briefing yang terstruktur dan jelas, dapat membuat bawahan bingung dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya. Oleh karena itu, briefing harus dilakukan dengan baik agar semua pihak terlibat dapat bekerja secara efektif dan efisien.

Siapa yang Melakukan Briefing dalam Pekerjaan?

Secara umum, briefing dalam pekerjaan dilakukan oleh atasan kepada bawahan atau tim yang terlibat dalam suatu proyek atau tugas. Atasan bertanggung jawab untuk memberikan informasi yang diperlukan kepada bawahan agar mereka dapat melaksanakan tugas dengan baik dan sesuai dengan harapan. Namun, dalam beberapa kasus, briefing dalam pekerjaan juga bisa dilakukan oleh bawahan kepada atasan atau antar rekan kerja untuk menyampaikan informasi penting yang berkaitan dengan proyek atau tugas yang sedang berjalan.

Hal ini tergantung pada struktur organisasi dan tugas yang harus dilakukan. Dalam beberapa situasi, briefing dalam pekerjaan juga dapat dilakukan oleh seorang tim yang terdiri dari beberapa orang yang memiliki tanggung jawab yang sama dalam suatu proyek atau tugas.

Bagaimana Proses Briefing dalam Pekerjaan Dilakukan?

Proses briefing dalam pekerjaan dapat dilakukan melalui beberapa cara, antara lain:

1. Briefing Lisan: Briefing lisan dilakukan secara langsung melalui komunikasi tatap muka antara atasan dan bawahan. Hal ini dapat dilakukan dalam rapat kerja, pertemuan tim, atau secara individu. Dalam briefing lisan, atasan dapat memberikan penjelasan secara rinci mengenai tugas dan tanggung jawab yang harus dilakukan oleh bawahan, serta memberikan kesempatan bagi bawahan untuk bertanya dan mendapatkan klarifikasi mengenai hal-hal yang belum jelas.
2. Briefing Tulisan: Briefing tulisan dilakukan melalui pengiriman dokumen tertulis yang berisi informasi mengenai tugas dan tanggung jawab. Dokumen tersebut dapat berupa surat, email, atau dokumen digital lainnya. Dalam briefing tulisan, atasan harus memastikan bahwa dokumen yang disampaikan mudah dipahami dan jelas. Selain itu, atasan juga perlu mencantumkan kontak yang dapat dihubungi oleh bawahan jika terdapat hal-hal yang perlu ditanyakan atau didiskusikan lebih lanjut.

Cara Efektif Melakukan Briefing dalam Pekerjaan

Dalam melakukan briefing dalam pekerjaan, terdapat beberapa prinsip dan cara yang dapat memastikan briefing dilakukan dengan efektif, antara lain:

• Tentukan Tujuan Briefing: Sebelum melakukan briefing, tentukan terlebih dahulu tujuan yang ingin dicapai. Hal ini akan membantu atasan untuk fokus pada informasi yang penting dan relevan, sehingga briefing menjadi lebih efektif dan tidak terlalu panjang.
• Jelaskan dengan Jelas dan Tegas: Pastikan bahwa setiap informasi yang disampaikan dalam briefing dapat dipahami dengan jelas oleh bawahan. Gunakan bahasa yang sederhana, hindari penggunaan jargon atau istilah teknis yang tidak familiar bagi bawahan.
• Dorong Pertanyaan dan Diskusi: Berikan kesempatan kepada bawahan untuk bertanya atau memberikan masukan mengenai briefing yang diberikan. Hal ini dapat meningkatkan pemahaman dan keterlibatan bawahan dalam menjalankan tugas yang diberikan.
• Pastikan Pengertian yang Sama: Sebagai atasan, pastikan bahwa semua bawahan memiliki pemahaman yang sama mengenai tugas dan tanggung jawab yang harus dilakukan. Jika terdapat perbedaan pemahaman, berikan penjelasan tambahan atau klarifikasi agar semua pihak memiliki pengertian yang sama.
• Gunakan Media Pendukung: Dalam melakukan briefing, atasan dapat menggunakan media pendukung seperti presentasi slide, grafik, atau gambar untuk memperjelas dan memvisualisasikan informasi yang disampaikan.

Contoh Briefing dalam Pekerjaan

Berikut ini adalah contoh briefing dalam pekerjaan mengenai pelaksanaan proyek pembangunan gedung:

1. Tujuan proyek ini adalah untuk membangun gedung kantor baru yang dapat menampung 500 karyawan.
2. Berikut adalah tugas dan tanggung jawab masing-masing tim:
1. Tim arsitektur: Merancang desain dan tata letak gedung kantor.
2. Tim konstruksi: Melaksanakan pembangunan gedung.
3. Tim keuangan: Mengelola anggaran proyek dan melakukan pengawasan terhadap pengeluaran.
4. Tim sumber daya manusia: Menyusun rencana untuk memindahkan karyawan ke gedung kantor baru dan melakukan pemilihan dan pelatihan karyawan baru.
5. Tim IT: Merencanakan dan melakukan instalasi sistem jaringan dan infrastruktur IT di gedung kantor baru.
3. Briefing lisan akan dilakukan pada tanggal 1 Mei pukul 09.00 di ruang rapat.
4. Setiap tim diharapkan untuk mempersiapkan laporan perkembangan proyek mingguan yang akan disampaikan setiap hari Jumat pukul 14.00.
5. Jika terdapat kendala atau masalah dalam proyek, segera laporkan kepada atasan atau koordinator proyek untuk mendapatkan solusi yang tepat.

Kesimpulan

Proses briefing dalam pekerjaan memiliki peran yang sangat penting dalam menjalankan suatu proyek atau tugas. Dengan adanya briefing yang terstruktur dan jelas, dapat memastikan pemahaman yang jelas mengenai tugas dan tanggung jawab yang harus dilakukan oleh bawahan. Briefing dapat dilakukan secara lisan atau tulisan, tergantung pada situasi dan kebutuhan. Dalam melakukan briefing, atasan perlu memastikan tujuan briefing, menjelaskan dengan jelas dan tegas, mendorong pertanyaan dan diskusi, memastikan pengertian yang sama, serta menggunakan media pendukung. Dengan melakukan briefing secara efektif, dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja seluruh anggota tim atau organisasi.