Fungsi Purchase Order Barang
Purchase Order atau yang dikenal sebagai pesanan pembelian adalah suatu dokumen resmi yang berfungsi untuk melakukan pemesanan barang atau jasa dari vendor atau supplier. Dalam bahasa Indonesianya, purchase order seringkali disebut dengan istilah surat pesanan pembelian. Ada beberapa alasan mengapa purchase order sangat penting untuk bisnis, antara lain:
- Memberikan rangkaian instruksi yang jelas terkait dengan pesanan yang akan dilakukan.
- Menentukan harga dan jumlah barang yang dipesan.
- Memastikan bahwa pesanan dilakukan ke Vendor atau supplier yang tepat.
- Memberikan informasi pembayaran dan instruksi pengiriman kepada vendor atau supplier.
- Menentukan waktu pengiriman dan diskon yang diperoleh dari vendor atau supplier.
Kelebihan Purchase Order Barang
Banyak keuntungan yang bisa diraih dari melakukan pembelian barang melalui Purchase Order. Berikut adalah kelebihan dari Purchase Order:
- Mempermudah proses pengadaan barang karena sudah tertulis rinci dan jelas mengenai barang yang dibutuhkan
- Meningkatkan efektifitas dan efisiensi dalam proses pengadaan barang.
- Meminimalisir risiko perselisihan atau sengketa antara vendor atau supplier dengan pemilik bisnis.
- Memperlihatkan transaksi yang lebih jelas dan terstruktur dalam catatan keuangan.
- Menjaga ketersediaan arsip atau rekaman pesanan yang membantu pengendalian dan pengawasan atas kegiatan bisnis.
Apa Itu Purchase Order Barang?
Purchase Order adalah sebuah dokumen yang diberikan oleh pelanggan untuk pembeli untuk menunjukkan jenis, kuantitas, harga, dan jenis pembayaran produk atau jasa yang diminta selama transaksi komersial. Purchase Order biasanya digunakan ketika pelanggan berencana untuk memperoleh atau membeli barang dari sebuah perusahaan atau organisasi yang akan memberi penawaran harga dan ketentuan pembelian. Purchase Order akan dihasilkan sebagai tindak lanjut dari permintaan atau penawaran harga dari penjual. Purchase Order memiliki keunggulan yang memudahkan dalam proses pembelian barang.
Dimana Purchase Order Barang Berlaku?
Purchase Order digunakan untuk pembelian barang secara online maupun offline. Dalam hal ini, seluruh bisnis dapat menggunakan Purchase Order sebagai dokumen penting dalam proses pembelian produk atau jasa.
Cara Membuat Purchase Order Barang
Membuat Purchase Order adalah pekerjaan penting yang perlu dilakukan dengan cermat dan teliti. Ada beberapa langkah dalam membuat Purchase Order Barang:
- Mulailah dengan menentukan nama perusahaan atau organisasi Anda.
- Sertakan informasi kontak, seperti alamat, email, dan nomor telepon.
- Tentukan tanggal pengiriman, nama, dan jumlah produk yang akan dibeli.
- Sertakan harga produk dan jumlah total harga yang harus dibayar.
- Sertakan instruksi pengiriman dan pembayaran yang jelas.
- Tuliskan jumlah pembayaran yang harus dilakukan dan melampirkan bukti pembayaran.
- Tambahkan pesan khusus atau instruksi tambahan yang diperlukan.
Contoh Purchase Order Barang
Berikut adalah contoh pembuatan Purchase Order Barang:
Dalam contoh ini, tanggal dan nomor pesanan tercantum di bagian atas dokumen. Kemudian dilanjutkan dengan informasi pembeli dan pembeli sesuai dengan urutan pada daftar. Ini dilanjutkan dengan mengisi rincian pesanan seperti jenis produk, jumlah, harga unit, dan total harga. Dalam dokumen purchase order, instruksi pengiriman, instruksi pembayaran, dan lain sebagainya biasanya dapat dimasukkan pada dokumen yang sama ini.
Kekurangan Purchase Order Barang
Meskipun sangat berguna, ada beberapa kekurangan yang perlu diketahui sebelum menggunakan Purchase Order.
- Proses pembuatan Purchase Order yang rumit dan memakan waktu.
- Biasanya, menggunakan Purchase Order adalah anggaran yang cukup besar, oleh karena itu memiliki resiko kehilangan atau kerugian yang cukup besar.
- Akurasi dalam membuat Purchase Order sangat penting, kesalahan yang terjadi dapat menimbulkan masalah yang cukup besar.
Contoh Purchase Order Malaysia
Berikut adalah contoh Purchase Order yang biasa dipakai di Malaysia:
Di Malaysia, Purchase Order biasa digunakan ketika hendak melakukan transaksi jual beli barang secara online. Contoh Purchase Order di atas merupakan contoh Purchase Order yang biasa dipakai di Malaysia. Dokumen Purchase Order Malaysia ini cukup lengkap dan rinci dalam menuliskan data-data dari pembelian barang yang akan dilakukan. Dalam contoh di atas, terdapat informasi mengenai jenis produk, harga, jumlah, dan harga keseluruhan dari produk yang akan dibeli.
