Berbicara mengenai pembelian barang atau jasa dalam sebuah perusahaan, tentunya kita tidak dapat lepas dari yang namanya purchase order. Purchase order atau PO adalah surat pesanan pembelian yang digunakan oleh sebuah perusahaan untuk mengajukan pesanan barang atau jasa dari supplier. Dalam artikel ini, kita akan membahas tentang apa itu purchase order, mengapa penting, dimana digunakan, kelebihan dan kekurangannya, cara membuatnya, dan contoh purchase order.
Apa itu Purchase Order?
Purchase order adalah surat pesanan pembelian yang dibuat oleh sebuah perusahaan untuk mengajukan pesanan barang atau jasa dari supplier. Purchase order biasanya berisi rincian tentang barang atau jasa yang dibutuhkan, jumlah yang akan dipesan, harga, tanggal pengiriman, dan ketentuan-ketentuan lainnya.
Mengapa Purchase Order Penting?
Purchase order sangat penting dalam rangka mengatur dan mengendalikan pembelian barang atau jasa di sebuah perusahaan. Dengan adanya purchase order, proses pembelian barang atau jasa bisa lebih teratur dan terkontrol. Hal ini akan membuat pengeluaran perusahaan menjadi lebih efisien dan efektif.
Selain itu, purchase order juga berguna untuk menghindari terjadinya kesalahan dalam proses pembelian barang atau jasa. Dengan adanya purchase order, setiap pihak, baik pihak perusahaan maupun pihak supplier, bisa memastikan bahwa pesanan yang dipesan benar-benar sesuai dengan kebutuhan dan spesifikasi.
Dimana Purchase Order Digunakan?
Purchase order dapat digunakan dalam berbagai transaksi pembelian barang atau jasa di sebuah perusahaan. Beberapa contoh di antaranya adalah pembelian bahan baku, barang dagangan, ataupun jasa. Purchase order biasanya digunakan oleh perusahaan-perusahaan besar atau korporasi yang memiliki banyak transaksi pembelian setiap harinya.
Kelebihan dan Kekurangan Purchase Order
Kelebihan Purchase Order:
1. Mengendalikan pembelian barang atau jasa
Dengan adanya purchase order, perusahaan dapat lebih mudah mengendalikan proses pembelian barang atau jasa. Purchase order memastikan bahwa setiap pesanan yang dipesan telah disetujui oleh pihak yang berwenang dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
2. Menghindari kesalahan
Purchase order juga berfungsi untuk menghindari terjadinya kesalahan dalam proses pembelian barang atau jasa. Dengan adanya purchase order, setiap pihak yang terlibat dalam proses pembelian bisa memastikan bahwa pesanan yang dipesan sesuai dengan kebutuhan dan spesifikasi.
3. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengeluaran
Dengan adanya purchase order, perusahaan dapat lebih mudah mengontrol pengeluaran dan mencegah terjadinya pembelian barang atau jasa yang tidak diperlukan. Hal ini akan membuat pengeluaran perusahaan menjadi lebih efisien dan efektif.
Kekurangan Purchase Order:
1. Membutuhkan waktu dan tenaga
Proses pembuatan purchase order membutuhkan waktu dan tenaga yang cukup banyak, terutama jika jumlah transaksi pembelian yang dilakukan cukup banyak setiap harinya.
2. Biaya tambahan
Pembuatan purchase order tentunya akan menambah biaya operasional perusahaan. Hal ini terutama terjadi jika perusahaan menggunakan sistem yang terlalu rumit atau mengandalkan tangan-tangan manusia.
3. Terdapat risiko kesalahan manusia
Meskipun purchase order dapat menghindari terjadinya kesalahan dalam proses pembelian, masih terdapat risiko kesalahan manusia dalam proses pembuatan purchase order itu sendiri.
Cara Membuat Purchase Order
Berikut ini adalah langkah-langkah cara membuat purchase order:
1. Tentukan barang atau jasa yang akan dipesan.
2. Tentukan jumlah barang atau jasa yang akan dipesan.
3. Tentukan harga untuk setiap barang atau jasa yang akan dipesan.
4. Tentukan waktu pengiriman barang atau waktu pelaksanaan jasa.
5. Tentukan ketentuan-ketentuan lainnya yang berhubungan dengan pembelian barang atau jasa.
6. Setujui purchase order oleh pihak yang berwenang di perusahaan.
7. Kirimkan purchase order ke supplier.
Contoh Purchase Order
Berikut ini adalah contoh purchase order yang dapat dijadikan referensi:
Contoh Purchase Order untuk Pembelian Bahan Baku
Apa itu: Purchase order untuk pembelian bahan baku adalah surat pesanan pembelian yang dibuat oleh sebuah perusahaan untuk membeli bahan baku yang dibutuhkan.
Mengapa penting: Purchase order sangat penting dalam rangka mengatur dan mengendalikan pembelian bahan baku. Dengan adanya purchase order, proses pembelian bahan baku bisa lebih teratur dan terkontrol. Hal ini akan membuat pengeluaran perusahaan menjadi lebih efisien dan efektif.
Dimana digunakan: Purchase order untuk pembelian bahan baku biasanya digunakan oleh perusahaan yang menyediakan barang atau jasa yang membutuhkan bahan baku untuk membuat produk.
Kelebihan:
- Mengendalikan pembelian bahan baku
- Menghindari pembelian bahan baku yang tidak diperlukan
- Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengeluaran
Kekurangan:
- Membutuhkan waktu dan tenaga
- Biaya tambahan
- Terdapat risiko kesalahan manusia
Cara membuat:
- Tentukan bahan baku yang akan dipesan.
- Tentukan jumlah bahan baku yang akan dipesan.
- Tentukan harga untuk setiap bahan baku yang akan dipesan.
- Tentukan waktu pengiriman bahan baku.
- Tentukan ketentuan-ketentuan lainnya yang berhubungan dengan pembelian bahan baku.
- Setujui purchase order oleh pihak yang berwenang di perusahaan.
- Kirimkan purchase order ke supplier.
Contoh Purchase Order untuk Layanan Jasa
Apa itu: Purchase order untuk layanan jasa adalah surat pesanan pembelian yang dibuat oleh sebuah perusahaan untuk membeli layanan jasa yang dibutuhkan.
Mengapa penting: Purchase order sangat penting dalam rangka mengatur dan mengendalikan pembelian layanan jasa. Dengan adanya purchase order, proses pembelian layanan jasa bisa lebih teratur dan terkontrol. Hal ini akan membuat pengeluaran perusahaan menjadi lebih efisien dan efektif.
Dimana digunakan: Purchase order untuk layanan jasa biasanya digunakan oleh perusahaan yang membutuhkan jasa dari pihak lain.
Kelebihan:
- Mengendalikan pembelian layanan jasa
- Menghindari pembelian layanan jasa yang tidak diperlukan
- Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengeluaran
Kekurangan:
- Membutuhkan waktu dan tenaga
- Biaya tambahan
- Terdapat risiko kesalahan manusia
Cara membuat:
- Tentukan layanan jasa yang akan dipesan.
- Tentukan jumlah layanan jasa yang akan dipesan.
- Tentukan harga untuk setiap layanan jasa yang akan dipesan.
- Tentukan waktu pelaksanaan layanan jasa.
- Tentukan ketentuan-ketentuan lainnya yang berhubungan dengan pembelian layanan jasa.
- Setujui purchase order oleh pihak yang berwenang di perusahaan.
- Kirimkan purchase order ke supplier.
Contoh Purchase Order untuk Barang Dagangan
Apa itu: Purchase order untuk barang dagangan adalah surat pesanan pembelian yang dibuat oleh sebuah perusahaan untuk membeli barang dagangan yang akan dijual kembali.
Mengapa penting: Purchase order sangat penting dalam rangka mengatur dan mengendalikan pembelian barang dagangan. Dengan adanya purchase order, proses pembelian barang dagangan bisa lebih teratur dan terkontrol. Hal ini akan membuat pengeluaran perusahaan menjadi lebih efisien dan efektif.
Dimana digunakan: Purchase order untuk barang dagangan biasanya digunakan oleh perusahaan yang menjual produk atau barang dagangan.
Kelebihan:
- Mengendalikan pembelian barang dagangan
- Menghindari pembelian barang dagangan yang tidak diperlukan
- Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengeluaran
Kekurangan:
- Membutuhkan waktu dan tenaga
- Biaya tambahan
- Terdapat risiko kesalahan manusia
Cara membuat:
- Tentukan barang dagangan yang akan dipesan.
- Tentukan jumlah barang dagangan yang akan dipesan.
- Tentukan harga untuk setiap barang dagangan yang akan dipesan.
- Tentukan waktu pengiriman barang dagangan.
- Tentukan ketentuan-ketentuan lainnya yang berhubungan dengan pembelian barang dagangan.
- Setujui purchase order oleh pihak yang berwenang di perusahaan.
- Kirimkan purchase order ke supplier.
Contoh Purchase Order untuk Pembelian Jasa IT
Apa itu: Purchase order untuk pembelian jasa IT adalah surat pesanan pembelian yang dibuat oleh sebuah perusahaan untuk membeli jasa IT untuk keperluan perusahaan.
Mengapa penting: Purchase order sangat penting dalam rangka mengatur dan mengendalikan pembelian jasa IT. Dengan adanya purchase order, proses pembelian jasa IT bisa lebih teratur dan terkontrol. Hal ini akan membuat pengeluaran perusahaan menjadi lebih efisien dan efektif.
Dimana digunakan: Purchase order untuk pembelian jasa IT biasanya digunakan oleh perusahaan yang membutuhkan jasa IT untuk membuat atau mengelola sistem informasi di perusahaan.
Kelebihan:
- Mengendalikan pembelian jasa IT
- Menghindari pembelian jasa IT yang tidak diperlukan
- Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengeluaran
Kekurangan:
- Membutuhkan waktu dan tenaga
- Biaya tambahan
- Terdapat risiko kesalahan manusia
Cara membuat:
- Tentukan jasa IT yang akan dipesan.
- Tentukan jumlah jasa IT yang akan dipesan.
- Tentukan harga untuk setiap jasa IT yang akan dipesan.
- Tentukan waktu pelaksanaan jasa IT.
- Tentukan ketentuan-ketentuan lainnya yang berhubungan dengan pembelian jasa IT.
- Setujui purchase order oleh pihak yang berwenang di perusahaan.
- Kirimkan purchase order ke supplier.
Kesimpulan
Purchase order sangat penting dalam rangka mengatur dan mengendalikan pembelian barang atau jasa di sebuah perusahaan. Dengan adanya purchase order, proses pembelian barang atau jasa bisa lebih teratur dan terkontrol, serta dapat menghindari terjadinya kesalahan dalam proses pembelian. Selain itu, purchase order juga dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengeluaran perusahaan. Namun, pembuatan purchase order juga membutuhkan waktu dan biaya yang cukup besar. Oleh karena itu, perusahaan harus mempertimbangkan baik-baik sebelum memutuskan untuk menggunakan purchase order sebagai salah satu alat pengendalian pembelian barang atau jasa.
