Hey teman-teman! Masih ingat dengan acara konferensi yang kita bicarakan sebelumnya? Tentunya kalian ingin menghadirkan pembicara yang tepat untuk acara tersebut, bukan? Berikut adalah daftar yang bisa kalian gunakan untuk melakukan outreach kepada pembicara potensial:
Conference Speaker Outreach Checklist
Langkah pertama tentu saja adalah menyusun list nama-nama pembicara yang mungkin cocok untuk acara kita. Beberapa kriteria yang bisa menjadi panduan antara lain:
- Pengalaman di bidang yang relevan dengan tema konferensi
- Kredibilitas dan pengakuan di kalangan industri atau masyarakat luas
- Kemampuan untuk menginspirasi dan memotivasi
- Perspektif yang berbeda atau unik dari sudut pandang lain
Finding The Right Speakers For Your Conference
Setelah kita memiliki list calon pembicara, langkah selanjutnya adalah menghubungi mereka. Cara terbaik untuk melakukannya adalah melalui email yang lengkap, jelas, dan ramah. Beberapa tips yang bisa diperhatikan antara lain:
- Menggunakan salam yang sopan dan mengunjungi website personal pembicara untuk mencari-nama mereka
- Mengenalkan acara konferensi kita secara singkat dan menjelaskan tema yang diangkat
- Menjelaskan manfaat yang akan didapatkan oleh pembicara jika bersedia hadir sebagai pembicara pada konferensi kita
- Memberikan informasi tentang jadwal, lokasi, perjalanan, dan akomodasi yang diberikan kepada pembicara sebagai bentuk kemudahan
Apa itu Conference Speaker Outreach?
Conference Speaker Outreach adalah sebuah usaha untuk menjangkau para pembicara potensial dan mengundang mereka untuk hadir sebagai pembicara pada acara konferensi kita. Tujuannya adalah untuk mendapatkan pembicara yang tepat dan mampu menghasilkan kepuasan atau manfaat bagi peserta konferensi.
Kelebihan Conference Speaker Outreach
Dengan melakukan outreach pada pembicara, kita memiliki kesempatan untuk membawa pembicara yang tepat pada acara konferensi kita. Kita dapat memilih pembicara yang memiliki pengalaman, pengetahuan, kredibilitas, atau perspektif yang unik. Hal ini tentunya akan meningkatkan reputasi dan kualitas acara konferensi kita serta memberikan manfaat bagi para pesertanya.
Kekurangan Conference Speaker Outreach
Namun, ada beberapa kekurangan yang harus diperhatikan saat melakukan outreach. Pertama, harus berlomba-lomba dengan event yang lain untuk mendapatkan pembicara terbaik. Kedua, biaya yang cukup mahal untuk membayar pengisian jasa pembicara. Ketiga, kemungkinan resiko pembatalan atau ketidaktersediaan pembicara pada saat acara.
Cara Melakukan Conference Speaker Outreach
Maka untuk melaksanakan serangkaian kegiatan terkait outreach, kita dapat melakukan beberapa cara berikut:
- Mempelajari dan mencari calon pembicara yang cocok
- Berinteraksi dengan mereka secara interpersonal: berteman dengan di sosial media, datang ke seminar dan workshop yang diadakan olehnya dan lain-lain
- Menghubungi mereka melalui e-mail atau telepon
- Menyusun proposal untuk menggambarkan visi acara konferensi kita dan manfaat bagi pembicara yang dipilih
Spesifikasi Pembicara
Selain kriteria yang telah disebutkan sebelumnya, terdapat detail yang dapat menciptakan kesuksesan sebuah acara konferensi. Berikut adalah beberapa faktor yang dapat menjadi pedoman selain karakteristik pembicara :
- Jumlah durasi waktunya untuk berbicara
- Format dan gaya presentasi yang cocok: presentasi terbuka, keynote speech, diskusi panel, atau sesi workshop
- Perlengkapan teknis yang diperlukan seperti pemutar CD/DVD, layar proyektor, ataupun WiFi internet
- Kontrak: biaya, perlengkapan, subsidi perjalanan, akomodasi, dll
Merk dan Harga pada Conference Speaker Outreach
Selain mengundang pembicara dari kalangan selebriti dan profesional, terdapat pula jasa penyedia pembicara di berbagai merk dengan harga yang tentunya bervariasi. Contohnya seperti Speaking Agency yang menyediakan pembicara dengan berbagai paket seperti package short talks, interactive talks, ataupun keynotes speech. Harganya pun beragam dari bervariasi mulai dari Rp 2 juta – Rp 20 juta. Namun, harga yang terkait dengan pembicara biasanya tergantung pada reputasi dan pengalaman si pembicara itu sendiri, sehingga sebagai penyelenggara kita harus memilih dengan bijak.
Nah, itulah tadi sedikit ulasan tentang Conference Speaker Outreach dan beberapa tips untuk mencari dan mengundang pembicara pada acara konferensi kita. Semoga bermanfaat dan memberikan informasi yang berharga bagi kalian semua ya!
