Saat kita bekerja di suatu lembaga, instansi atau perusahaan, kita pasti akan sangat sering menghadapi surat masuk. Surat masuk tersebut tentu memerlukan penanganan yang baik agar informasi dan tugas yang tertera di dalamnya dapat dilaksanakan secara optimal. Oleh sebab itu, penting bagi kita untuk memahami apa itu disposisi surat masuk, mengapa penting untuk dibuat, cara membuatnya, serta contoh-contoh format disposisi surat masuk yang bisa dijadikan acuan.
Apa Itu Disposisi Surat Masuk?
Disposisi surat masuk adalah proses penerusan surat masuk dari pejabat yang menerima surat masuk ke berbagai pejabat atau bagian terkait sesuai dengan bidang tugasnya. Disposisi surat masuk juga bertujuan untuk mempercepat penyelesaian tugas yang tercantum dalam surat masuk tersebut.
Mengapa Disposisi Surat Masuk Penting?
Terdapat beberapa alasan mengapa disposisi surat masuk menjadi penting di dalam sebuah instansi atau perusahaan, antara lain:
- Meningkatkan efisiensi kerja, karena setiap surat masuk akan langsung teralihkan ke pejabat atau bagian yang memiliki kewenangan untuk menanganinya.
- Meningkatkan akurasi dan kualitas penanganan surat masuk, karena setiap surat masuk akan diteruskan ke pejabat atau bagian yang memiliki bidang tugas yang relevan.
- Mempercepat penyelesaian tugas bahwa hal yang tercantum dalam surat masuk tersebut, karena surat masuk tidak perlu menumpuk di meja pejabat yang menerimanya.
- Memudahkan dalam pencarian surat masuk pada suatu waktu yang akan datang, karena setiap surat masuk sudah teralihkan ke pejabat atau bagian yang relevan.
Cara Membuat Disposisi Surat Masuk
Sebelum membuat disposisi surat masuk, sebaiknya lakukan beberapa hal berikut:
- Identifikasi dan pahami dengan baik isi dan tugas yang tercantum dalam surat masuk tersebut.
- Tentukan pihak atau pejabat yang memiliki kewenangan dan bidang tugas yang relevan dengan surat masuk tersebut.
- Tentukan prioritas surat masuk yang harus ditangani dengan segera, sehingga dapat ditentukan tingkat urgensi dalam penerusannya.
Setelah itu, kita dapat membuat disposisi surat masuk dengan langkah-langkah sebagai berikut:
- Masukkan identitas dan nomor surat masuk pada formulir disposisi surat masuk.
- Tentukan pihak atau pejabat yang akan menerima surat masuk tersebut, serta keterangan mengenai bidang tugas yang relevan dengan surat masuk tersebut.
- Tentukan jenis tindakan yang akan diambil terkait dengan surat masuk tersebut, misalnya baca, tanggapi, tindak lanjuti, dan sebagainya.
- Tentukan prioritas atau batas waktu dalam penanganan surat masuk tersebut.
- Buat catatan atau keterangan-keterangan pendukung lainnya yang dianggap perlu untuk penanganan surat masuk tersebut.
Contoh Format Disposisi Surat Masuk
Contoh 1: Disposisi Surat Masuk pada Sekretariat Perusahaan
Berikut adalah contoh format disposisi surat masuk pada sekretariat perusahaan:
- Pada identitas surat masuk, tertulis nomor dan tanggal surat masuk, serta pengirim surat dan subjek surat.
- Pada tingkat prioritas disposisi, terdapat pilihan prioritas yayasan dan prioritas bencana alam untuk jenis tindakan yang akan diambil.
- Pada bagian penanganan, terdapat kolom untuk mengisi tanggal tindak lanjut dan keterangan lain terkait penanganan surat tersebut.
Contoh 2: Lembar Disposisi Surat pada Kantor Pemerintah
Berikut adalah contoh format lembar disposisi surat pada kantor pemerintah:
- Pada identitas surat masuk, terdapat kolom untuk menuliskan nomor dan tanggal surat masuk, sumber surat masuk, pengirim surat, asal surat, dan subjek surat.
- Pada bagian penanganan, terdapat kolom untuk menuliskan nama dan jabatan penerima disposisi, tindakan yang akan dilakukan, tanggal penyelesaian, serta nama dan tanda tangan penyelesaian tugas.
Dari beberapa contoh di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa format disposisi surat masuk dapat bervariasi tergantung pada kebijakan dan kebutuhan instansi atau perusahaan masing-masing. Namun, hal yang terpenting adalah disposisi surat masuk tersebut dapat mempercepat penanganan surat masuk dan meningkatkan efisiensi kerja kita.
Kesimpulannya, disposisi surat masuk merupakan proses penerusan surat masuk yang bertujuan untuk mempercepat penyelesaian tugas yang tercantum dalam surat masuk tersebut. Disposisi surat masuk sangat penting dalam meningkatkan efisiensi kerja dan akurasi serta kualitas penanganan surat masuk. Untuk membuat disposisi surat masuk, kita dapat mengikuti langkah-langkah seperti identifikasi isi dan tugas surat masuk, menentukan pejabat atau bagian yang relevan, dan menentukan jenis tindakan serta prioritas penanganan surat masuk tersebut. Contoh-contoh format disposisi surat masuk juga dapat dijadikan acuan tergantung pada kebutuhan instansi atau perusahaan masing-masing.
