Surat peringatan karyawan atau yang sering disebut dengan SP merupakan tindakan yang harus diambil oleh perusahaan ketika seorang karyawan melakukan pelanggaran atau tidak mematuhi aturan yang telah ditetapkan. Ada tiga jenis surat peringatan karyawan, yakni SP1, SP2, dan SP3. Berikut ini adalah penjelasan singkat tentang ketiga jenis surat peringatan karyawan serta contohnya.
Surat Peringatan Karyawan Tipe 1 (SP1)
Surat peringatan karyawan tipe 1 biasanya digunakan ketika karyawan melakukan pelanggaran minor atau melakukan kesalahan ringan yang sebenarnya masih bisa dimaafkan. Namun, perlu diingat bahwa surat peringatan ini hanya diberikan sebagai peringatan saja dan tidak ada sanksi yang diberikan.
Apa itu SP1?
SP1 adalah surat peringatan karyawan tipe 1 yang diberikan sebagai peringatan kepada karyawan yang melakukan pelanggaran minor.
Mengapa diberikan SP1?
Surat peringatan tipe 1 diberikan sebagai peringatan dan pengingat bahwa perusahaan memperhatikan kinerja dan tindakan karyawan agar tidak melakukan kesalahan yang sama.
Cara memberikan SP1
SP1 biasanya disampaikan secara lisan atau melalui surat yang berisi peringatan terhadap kesalahan yang dilakukan oleh karyawan. Dalam surat tersebut, harus dijelaskan secara jelas mengenai pelanggaran yang dilakukan dan memberikan poin-poin spesifik mengenai bagaimana karyawan harus memperbaiki kesalahan yang telah dilakukan.
Contoh Surat Peringatan Karyawan Tipe 1
Kepada yang bersangkutan,
Melalui surat ini kami ingin memberitahukan bahwa atas pelanggaran yang dilakukan maka karyawan Yang Bersangkutan akan diberikan Surat Peringatan Karyawan tipe 1. Pelanggaran yang dilakukan adalah tidak mematuhi jadwal datang dan pulang kerja yang telah ditentukan oleh perusahaan.
Karyawan yang bersangkutan diharapkan sesegera mungkin memperbaiki kesalahan dengan mematuhi jadwal kerja yang sudah ditetapkan. Kami juga ingin mengingatkan bahwa tidak adanya perbaikan pada perilaku karyawan dalam jangka waktu 3 bulan kedepan bisa saja mengakibatkan diterbitkannya SP2 atau SP3.
Surat Peringatan Karyawan Tipe 2 (SP2)
Surat peringatan karyawan tipe 2 biasanya diberikan ketika karyawan telah melakukan pelanggaran yang lebih serius dan memerlukan tindakan yang lebih keras dalam menyelesaikan masalah tersebut. Dalam surat peringatan tipe 2 sudah mulai diberikan sanksi yang lebih berat seperti pengurangan bonus atau pemecatan dengan alasan tertentu.
Apa itu SP2?
SP2 adalah surat peringatan karyawan tipe 2 yang diberikan sebagai tindakan keras untuk karyawan yang melakukan pelanggaran yang lebih serius dan tidak memenuhi standar etika dan integritas perusahaan.
Mengapa diberikan SP2?
Surat peringatan tipe 2 diberikan sebagai tindakan keras untuk mendorong karyawan untuk mematuhi aturan yang telah ditetapkan dan memperbaiki perilaku kerja.
Cara memberikan SP2
SP2 biasanya diberikan secara tertulis dan dilampiri bukti-bukti pelanggaran yang telah dilakukan oleh karyawan. Surat peringatan ini juga harus memuat daftar sanksi yang akan didapatkan karyawan. Sanksi yang diberikan harus jelas dan tepat, serta harus sesuai dengan peraturan yang ada di perusahaan.
Contoh Surat Peringatan Karyawan Tipe 2
Kepada yang Bersangkutan,
Berdasarkan laporan hasil pemeriksaan tim auditor internal perusahaan, karyawan yang bersangkutan diduga telah melakukan pelanggaran kode etik dan SOP (Standar Operasional Prosedur) perusahaan. Menindaklanjuti temuan tersebut, maka pemilik perusahaan memberikan Surat Peringatan Karyawan tipe 2 kepada karyawan yang bersangkutan.
Karyawan yang bersangkutan diwajibkan memperbaiki tindakan yang telah dilakukan serta dilarang melakukan tindakan yang sama kembali. Dalam jangka waktu 3 bulan ke depan, apabila karyawan yang bersangkutan tidak menunjukan adanya perubahan atau masih melakukan pelanggaran, maka pemberian sanksi lebih lanjut dapat dipertimbangkan.
Surat Peringatan Karyawan Tipe 3 (SP3)
Surat peringatan karyawan tipe 3 biasanya digunakan ketika karyawan melakukan pelanggaran yang sangat serius dan tidak bisa ditoleransi lagi. Biasanya, surat peringatan tipe 3 sudah dibarengi dengan pemecatan.
Apa itu SP3?
SP3 adalah surat peringatan karyawan tipe 3 yang diberikan sebagai tindakan terakhir untuk karyawan yang melakukan pelanggaran yang sangat serius dan tidak bisa ditoleransi lagi.
Mengapa diberikan SP3?
Surat peringatan tipe 3 diberikan sebagai tindakan terakhir sebagai sanksi agar karyawan terakhir mengubah perilaku saat melakukan aktivitas di perusahaan.
Cara memberikan SP3
SP3 juga diberikan secara tertulis. Dalam surat tersebut, harus dijelaskan secara jelas mengenai alasan diberikannya surat peringatan tipe 3 serta daftar sanksi yang didapatkan karyawan. Pemberian sanksi harus sesuai dengan peraturan yang ada di perusahaan terkait pemecatan karyawan dan harus memastikan bahwa pemecatan karyawan telah dilakukan sesuai dengan peraturan yang berlaku di perusahaan.
Contoh Surat Peringatan Karyawan Tipe 3
Kepada yang Bersangkutan,
Berdasarkan laporan hasil pemeriksaan tim auditor internal perusahaan, karyawan yang bersangkutan melanggar dengan sengaja beberapa aturan dalam SOP (Standar Operasional Prosedur) perusahaan yang berujung pada kerugian perusahaan. Menindaklanjuti temuan tersebut, maka pemilik perusahaan memberikan Surat Peringatan Karyawan tipe 3 kepada karyawan yang bersangkutan.
Selain Surat Peringatan Karyawan tipe 3, karyawan juga diberikan sanksi pemecatan dari posisi dan jabatannya. Karyawan yang bersangkutan diinformasikan akan pada tanggal di mana pemecatan akan diberikan secara resmi dan akan menerima tunjangan terakhir pada tanggal tersebut.
Dalam hal pelanggaran terhadap tindakan dan standar yang ditetapkan oleh perusahaan, surat peringatan atau SP menjadi tindakan yang paling mendasar untuk diberikan. Namun, sebagai karyawan dan anggota organisasi, penting untuk selalu mematuhi aturan dan standar yang telah ditetapkan. Dalam melakukan aktivitas kerja, selalu berpegang pada etika dan integritas kerja yang harus dijalankan dengan baik.
