Halo teman-teman,
Kita semua pasti pernah menerima undangan untuk mengikuti sebuah acara atau rapat. Nah, kali ini saya ingin berbagi tentang contoh surat undangan dan juga cara membuatnya. Yuk simak artikel berikut!
Apa Itu Surat Undangan?
Surat undangan adalah surat resmi yang digunakan untuk mengajak orang atau pihak tertentu untuk datang ke sebuah acara atau pertemuan. Biasanya, surat ini digunakan oleh instansi pemerintah, perusahaan, organisasi atau lembaga untuk mengundang orang atau pihak yang dianggap perlu untuk hadir dalam suatu acara atau kegiatan.
Mengapa Surat Undangan Perlu Dibuat?
Surat undangan sangat penting untuk dibuat karena surat ini memiliki beberapa keuntungan seperti:
– Sebagai pengingat
– Memudahkan pekerjaan penyelenggara acara
– Memberikan informasi lengkap
– Menjaga rasa hormat dan persahabatan
Cara Membuat Surat Undangan
Untuk membuat surat undangan, berikut adalah langkah-langkahnya:
1. Membuat Kop Surat
Kop surat adalah bagian yang paling utama dari surat undangan. Kop surat ini biasanya berisi informasi pihak yang mengundang, alamat, nomor kontak, serta logo ataupun nama instansi yang mengajak.
2. Menyebutkan Tujuan Acara
Anda harus mencantumkan tujuan utama acara atau kegiatan dalam surat undangan yang dibuat. Dengan begitu, pihak yang diundang bisa mengetahui maksud dan tujuan dari acara tersebut.
3. Menginformasikan Waktu dan Tempat
Menginformasikan waktu dan tempat acara sangat penting untuk dilakukan. Pastikan Anda memberikan informasi yang jelas dan lengkap agar tidak ada kebingungan terkait lokasi dan waktu acara nantinya.
4. Memberikan Informasi Tambahan
Selain waktu dan tempat, Anda bisa memberikan informasi tambahan seperti agenda acara, dress code ataupun konfirmasi kehadiran agar pihak yang diundang bisa menyiapkan diri dengan baik untuk mengikuti acara.
Contoh Surat Undangan
Berikut adalah contoh surat undangan yang dapat dijadikan referensi sebelum membuat surat undangan.
Kepada Yth
Nama: ……..
Jabatan: ……..
Alamat: ……..
Dengan hormat,
Bersama ini kami undang Bapak/Ibu untuk menghadiri acara penting yang akan diselenggarakan oleh perusahaan kami dengan detail sebagai berikut:
Nama Acara: Konferensi Kerja Tahunan
Tanggal: Kamis, 20 Mei 2021
Waktu: Pukul 08.00 WIB – 15.00 WIB
Tempat: Hotel Grand Sahid Jaya, Jakarta
Dalam acara ini akan dibahas tentang perkembangan perusahaan kami serta strategi dan rencana kerja yang akan dilaksanakan pada tahun ini. Adapun agenda acara adalah sebagai berikut:
- Sambutan dari CEO Perusahaan
- Presentasi Laporan Keuangan
- Diskusi Strategi Perusahaan
- Pembagian Sertifikat Penghargaan
Kami mohon konfirmasi kehadiran Bapak/Ibu di acara ini paling lambat 2 hari sebelum acara berlangsung.
Demikian surat undangan ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatiannya.
Hormat Kami,
Perusahaan XYZ
Itulah informasi mengenai contoh surat undangan dan juga cara membuatnya. Semoga bermanfaat bagi kita semua. Jangan lupa untuk selalu mengutamakan rasa sopan santun dalam membuat dan mengirim surat undangan. Terima kasih.
